Collegesecretaresse

Het secretariaat werkt in een omgeving waarin agenda- en mailboxbeheer, planning, afstemming en ondersteuning van bestuur en organisatie dagelijks samenkomen. Met de overgang naar de nieuwe Outlook ontstaat de noodzaak én de mogelijkheid om de huidige werkwijze opnieuw tegen het licht te houden.

We zoeken daarom tijdelijk een ervaren externe secretaresse die niet alleen ondersteunt bij het werken met de nieuwe Outlook, maar vooral het team helpt om nieuwe, uniforme en efficiënte werkprocessen in te richten en deze in de praktijk te laten landen.

De opdrachtnemer helpt het secretariaat om de nieuwe Outlook goed in gebruik te nemen en vertaalt de mogelijkheden en beperkingen ervan naar een duidelijke gezamenlijke werkwijze.

Aan het einde van de opdracht:

• kan het team zelfstandig en effectief werken met de nieuwe Outlook;
• zijn de belangrijkste secretariële processen opnieuw ingericht;
• bestaan er heldere en uniforme werkafspraken;
• is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is;
• zijn nieuwe werkwijzen daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk toegepast;
• zijn afspraken kort en praktisch vastgelegd, zodat nieuwe collega's hiermee ook snel kunnen werken.

Dit is nadrukkelijk geen reguliere tijdelijke secretariële vervanging en ook geen klassieke Outlook-training. We zoeken iemand die vanuit ruime secretariële praktijkervaring het team helpt om een nieuwe manier van werken te ontwikkelen.