Managementondersteuner

Amersfoort – een stad met ruim 163.000 inwoners – ontwikkelt zich in hoog tempo en bruist van de initiatieven. Onze organisatie beweegt daarin mee. Dit vraagt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit van de managementondersteuner want zij zijn e verbindende schakel tussen afdelingen en medewerkers.

Over de functie

In deze rol ondersteun je samen met andere managementondersteuners één of meerdere managers. Dit betekent dat je hun eerste aanspreekpunt bent voor planning, communicatie en organisatie. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Wat ga je doen?

· Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van deadlines.

· Voorbereiden en organiseren van overleggen.

· Voorbereiden komst nieuwe (inhuur)medewerkers.

· Verzorgen van correspondentie, elektronische post in het zaaksysteem, e-mails en interne communicatie.

· Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische oplossingen.

· Organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen.

· Bijhouden van dossiers, overzichten en actiepunten.

· Samenwerken met collega‑ondersteuners om processen te verbeteren.

Functie-eisen naar alle suppliers

Wat neem je mee

Minimaal MBO of HBO werk- en denkniveau – bij voorkeur office management

Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.

Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal

Sterke organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.

Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.

Goede en vlotte beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive).

Proactieve instelling: je denkt vooruit, signaleert en neemt initiatief.

Je werkt nauwkeurig en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht.

Je bent een teamspeler met een positieve houding die van aanpakken weet.

Je staat stevig in je schoenen en bent niet bang om een weerwoord te geven.

En verder

Werk je voor deze functie in elk geval op de vrijdagen.

De eerste 2 maanden werk je fulltime op kantoor. Daarna is hybride mogelijk, maar altijd in overleg, want afspraken en verplichtingen op het Gemeentehuis gaan voor.