Medewerker burgerzaken specialist briefadres

Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatiegestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Het Klant Contact Centrum (KCC) vormt voor de inwoners, bedrijven en instellingen van de gemeente Leidschendam-Voorburg de toegang tot de producten van de overheid. De afdeling is regisseur van de vraag en beheert de basisregistraties. De kernwoorden voor KCC zijn klantgericht, betrouwbaar en transparant. Binnen het KCC werken wij volgens het principe van hostmanship: wij behandelen de klant zoals de klant graag behandeld wil worden en wij werken aan een mensgerichte dienstverlening. De afdeling KCC bestaat uit 4 teams, namelijk Eerstelijns, Vergunningen, Basisregistraties en Kwaliteit en Organisatie.

Als medewerker burgerzaken met specialisme op briefadres behandel je complexe aanvragen en adviseer je over ambtshalve registraties en herbeoordelingen. Je waarborgt een zorgvuldige, rechtmatige en eenduidige registratie, met een goede juridische afweging en mensgerichte dienstverlening. Daarnaast breng je het beleid, de processen, de werkinstructies en de standaardbrieven rond briefadressen op orde en draag je je kennis over aan de medewerkers.

De opdracht bestaat uit:

• Behandeling: zelfstandig complexe aanvragen behandelen; adviseren over ambtshalve registraties en herbeoordelingen.
• Begeleiding on the job: medewerkers begeleiden bij aanvragen, complexe dossiers en rechtmatigheidscontroles; kennis overdragen.
• Beleidsregels: de beleidsregels actualiseren in lijn met de Wet BRP, het Besluit BRP en de landelijke uitvoeringspraktijk.
• Procesbeschrijving: het proces van aanvraag tot herbeoordeling vastleggen, inclusief rollen, verantwoordelijkheden en ketenafstemming.
• Werkinstructie: de procesbeschrijving vertalen naar praktische instructies voor behandeling, registratie en dossieropbouw.
• Standaardbrieven: de brieven vernieuwen tot juridisch correcte, goed gemotiveerde en begrijpelijke teksten, in afstemming met juridische ondersteuning.
• Functiebeschrijving en doorontwikkeling: adviseren over de functie briefadres en mogelijke doorontwikkeling tot toezichthouder BRP, inclusief taken, bevoegdheden, juridische en organisatorische randvoorwaarden, kennis en opleiding; afstemmen met HR en juridische ondersteuning.

De medewerker burgerzaken specialist briefadres is niet gericht op het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. Het project actualiseren regeling (proces in kaart brengen), inclusief verbeterplan staat momenteel los van de lijnorganisatie. Dit project werd en wordt niet uitgevoerd door medewerkers die in dienstbetrekking zijn van de opdrachtgever en de specifieke kennis of certificering is niet in de organisatie beschikbaar. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten. De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.

Uiteindelijk lever je het volgende resultaat:

• Hernieuwd document van verordening beleid;
• Volledige procesbeschrijving m.b.t. briefadres;
• Juridisch correctie en handzame brieven in een format;
• Werkinstructie.

• Klantgericht;
• Verantwoordelijkheidsgevoel;
• Analytisch vermogen;
• Kwaliteitsgericht;
• Coachingsvaardigheid en heldere communicatie;
• Samenwerkingsgericht en in staat verbeteringen te implementeren en te borgen.

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: 24 uur verdeeld over 3 werkdagen in de week. Dagen in overleg.