Transitiemanager Concerncontrol

Er is een doorontwikkeling van concerncontrol nodig. Om die mogelijk te maken, moeten echter eerst de randvoorwaarden worden ingevuld: een ecosysteem met bouwstenen in processen/werkwijzes, systemen en organisatiestructuren rondom de concerncontroller.

De opdracht aan de transitiemanager bestaat uit het realiseren van een ecosysteem waarin een toekomstige concerncontroller zijn/haar werk kan doen, en een doorontwikkeling van concerncontrol kan gaan plaatsvinden. De transitiemanager is als het ware een prekwartiermaker die aan een kwartiermaker concerncontrol voorafgaat.

Inhoud van de opdracht

De transitiemanager levert op basis van de bestaande nulmetingen en analyses praktisch werkende (geïmplementeerde) oplossingen op. Geïmplementeerd betekent dat de oplossingen aan het eind van de opdracht vaste routine geworden zijn in de reguliere processen.

Tijdens de opdracht levert de transitiemanager (als pre-kwartiermaker) op afroep resultaten van concerncontrol. De resultaten van dit deel van de opdracht zullen bestaan uit beoordelingen en adviezen op strategisch concernniveau in de vorm van documenten die van een mondelinge toelichting voorzien worden.

Tot de benodigde oplossingen voor het ecosysteem rondom concerncontrol behoort ook een effectief werkend taakveld businesscontrol. Tot nu toe heeft de nadruk gelegen op financial control. Er dient een effectieve werkwijze ontwikkeld te worden én de informatievoorziening moet zodanig zijn dat de businesscontrollers hierin voldoende ondersteund worden.

De toegevoegde waarde van de businesscontrollers ontstaat doordat zij de feitelijke cijfers vertalen in prognoses, kansen en risico's, handelingsmogelijkheden en scenario’s die aansluiten op het perspectief, de belangen en de kennis van managers en directeuren. De hiërarchische leiding over businesscontrol blijft bij de teammanager Finance & Control. Voor de duur van de opdracht ligt de functionele leiding over businesscontrol bij de transitiemanager, zodat die de doorontwikkeling kan vormgeven.

Afbakening scope

Een deel van de verbeteringen waarvoor de transitiemanager verantwoordelijk is, heeft betrekking hebben op onderdelen waarop al een ontwikkel- of verbetertraject plaatsvindt onder leiding van de changeorganisatie. Dat geldt bijvoorbeeld voor het genereren van informatie in het idu-proces (idu

= instroom, doorstroom en uitstroom van personeel), formatie & bezetting, en het ontwikkelen van het datawarehouse.

In die gevallen levert de transitiemanager niet een totaaloplossing voor het wegnemen van alle knelpunten op het betreffende proces/systeem/onderdeel, maar alleen de elementen (bijvoorbeeld proces(deel)stappen of detailwijzigingen in een systeeminrichting) die aanvullend nodig zijn om ook de randvoorwaarden voor concerncontrol te realiseren. De teammanagers en de projectleiders van de change blijven verantwoordelijk voor de doorontwikkeling op andere onderdelen. Ook de contactpersonen voor externe leveranciers blijven ongewijzigd, de transitiemanager neemt die rollen niet over.

De transitiemanager is bevoegd om, voor zo ver noodzakelijk voor het behalen van de resultaten, functioneel opdracht te geven aan medewerkers van FC en HR. Opdrachten kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het verzamelen van informatie, het geven van input/feedback of het doorvoeren van wijzigingen in systemen en processen. Als de transitiemanager hiervan gebruik maakt, dienen de opdrachten aan de volgende eisen te voldoen:

• De betreffende teammanager wordt vooraf geïnformeerd
• Ook de uitvoerend medewerkers worden geïnformeerd
• De opdrachten zijn volledig en uitsluitend gericht op verbeteringen in het ecosysteem rondom concerncontrol
• De omvang van de opdrachten is beperkt en werkt niet verstorend voor de reguliere werkzaamheden
• Wijzigingen in processen worden vastgelegd in de bestaande procesbeschrijvingen en gecommuniceerd aan de afdeling.

De volgende resultaten van de opdracht worden verwacht (de opleverdatum per fase wordt na

gunning vastgelegd in het uitvoeringsprogramma, zie 1.2)

Adequate concernsturing op financiën, compliance en rechtmatigheid

• Concernbreed geharmoniseerde rapportagedefinities en bijbehorende overlegafspraken die aansluiten op de vereisten vanuit concerncontrol en de behoeften van de directeuren en managers.
• Een concernbreed geharmoniseerde grootboekstructuur die aansluit op de behoeften van de directeuren en managers.
• Een consolidatiemodel waarin dagelijks de financiële cijfers van de VNG-onderdelen gelijkgeschakeld worden, zodat alle betrokkenen van dezelfde werkelijkheid uitgaan.
• Opvolging op alle reeds gegeven adviezen van de accountant, zodat deze bij een volgende accountantscontrole niet meer van toepassing zijn.
• Een geïmplementeerd proces en een geimplementeerde werkwijze om te komen tot één integrale advisering vanuit de bedrijfsvoeringsteams aan de gremia DT, ADT en Algemene Directie (naast de – onafhankelijke - advisering door de concerncontroller);

Adequate sturingsinformatie voor Concerncontrol

• Geïmplementeerde aanpassingen in de processen van financiën en HR waardoor de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de voortgebrachte informatie zoals benodigd voor Concerncontrol gegarandeerd kan worden. Dit betreft informatie over financiële gezondheid, rechtmatigheid, doelmatigheid, compliance, de p&c-cyclus, checks and balances, prognoses, kansen en risico’s voor heel het VNG-concern.
• Aanpassingen in de bedrijfsvoeringssystemen (applicaties/ict) waardoor de bovengenoemde informatie geïntegreerd wordt in de bestaande structuren.

Adequate businesscontrol

• Een teamonderdeel businesscontrol dat de beschikbare cijfers vertaalt in prognoses, kansen en risico's, handelingsmogelijkheden en scenario’s die aansluiten op het perspectief, de belangen en de kennis van managers en directeuren.
• Een document met een visie op businesscontrol en financial control, waarin tenminste is opgenomen:
• De sturingsinstrumenten
• Een beschrijving van de verschillen, overeenkomsten en interacties tussen financial control en businesscontrol.
• De eerste door businesscontrol opgeleverde mondelinge en schriftelijke adviezen, waaronder minimaal twee mondelinge adviesgesprekken met managers en/of directeuren uit een andere afdeling (‘Directie’) en tenminste twee schriftelijke adviezen aan het Directieteam (DT), het Algemeen Directieteam (ADT) of de Algemene Directie. Uit deze resultaten moet blijken dat de verbeteringen geïmplementeerd zijn en aan de eisen voldoen.

Integratie van de verbeteringen in Concerncontrol

• Indien en voor zo ver noodzakelijk voor adequate concerncontrol levert de transitiemanager ook een wijzigingsvoorstel voor:
• De positionering, het mandaat, de verantwoordelijkheden en de werkwijze van teams en of functies
• De samenwerking tussen concerncontrol en directeuren, managers, team Financiën & Control en andere relevante functies.
• De eerste adviezen van de concerncontroller op grond van het verbeterde ecosysteem, waaronder tenminste twee schriftelijke adviezen aan het Directieteam (DT), het Algemeen Directieteam (ADT), de Algemene Directie of de directeur Bedrijfsvoering, met mondelinge toelichting. Uit dit resultaat moet blijken dat de verbeteringen geïntegreerd zijn in het functioneren van Concerncontrol.

Het onderliggende doel van de resultaten is een organisatie die stuurt op betrouwbare, actuele en uniforme informatie, met een volwassen financial en business controlfunctie en een heldere, structureel geborgde concernbrede sturing en governance.

Randvoorwaarden aan de resultaten

Bij alle resultaten geldt als randvoorwaarde dat er een logische samenhang moet zijn met het geheel aan bestaande processen en systemen en de change die daarop wordt toegepast, met draagvlak van de directeuren en managers (inclusief de teammanagers van Bedrijfsvoering).

Alle resultaten dienen bij voltooiing van de opdracht geïmplementeerd te zijn. Dat wil zeggen dat de betrokken medewerkers de nieuwe werkwijze geadopteerd hebben, de werkwijze onderdeel geworden is van de vaste routine

Wanneer er een compleet, werkend en geïmplementeerd ecosysteem is voor de concerncontroller en een goed en volledig functionerend concerncontrol, verleent de directeur Bedrijfsvoering decharge aan de transitiemanager concerncontrol.