Projectleider Implementatie AFAS-CRM

Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU

Opstellen implementatieplan en laten goedkeuren

Creeren van draagvlak

Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen

Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen

Welke beheerrollen zijn nodig en voorstel voor inrichting van beheer opstellen

Nauwe afstemming is nodig met aanpalend project “herinrichting Relatiemanagement”

CRM valt onder het strategische jaardoel 2 waarvan de directeur Advies de strategisch eigenaar is. De coördinator Relatiemanagement en het hoofd Communicatie zijn belangrijke stakeholders waarmee afstemming en samenwerking nodig is. Voor rapportages en managementinformatie hanteert ICTU een power BI-omgeving.

Welke rol heeft de professional binnen het project:

De professional is zelfstandig verantwoordelijk voor de leiding van het ICTU-project voor de implementatie van AFAS CRM. De professional bepaalt binnen de afgesproken doelstellingen, kwaliteitscriteria, doorlooptijd en randvoorwaarden zelf de aanpak en werkwijze en levert de overeengekomen resultaten op.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

ICTU werkt voor opdrachtgevers uit de overheid. Daarbij wil ICTU meer impact maken en haar portefeuille verbreden bij nieuwe opdrachtgevers. De CRM-functionaliteit moet communicatie en relatie-onderhoud ondersteunen met bestaande en nieuwe opdrachtgevers. Daarbij wil ICTU meer gesegmenteerd kunnen communiceren zonder overigens alle communicatie te centraliseren en/of vast te willen leggen. ICTU voert daarnaast opdrachten uit waarin veel verschillende overheidspartijen samenwerken, bijvoorbeeld in communities en interbestuurlijke samenwerkingsverbanden. Ook binnen deze opdrachten is behoefte aan betere ondersteuning voor het vastleggen, beheren en actualiseren van contacten met stakeholders. De projectleider vertaalt deze interne en opdrachtgerichte behoeften naar een uitvoerbare inrichting en implementatie van AFAS CRM.

Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU

Opstellen implementatieplan

Creëren van draagvlak

Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen

Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen

Identificeren van de benodigde beheerrollen en teven een voorstel doen voor de inrichting van de beheerorganisatie. Nauwe afstemming is nodig met aanpalend project “herinrichting Relatiemanagement”

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen?

Een vastgestelde behoefte-inventarisatie waarin per doelgroep de functionele wensen, prioriteiten, afhankelijkheden en acceptatiecriteria voor AFAS CRM zijn beschreven.

Een door de opdrachtgever goedgekeurd implementatieplan met fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, benodigde capaciteit, risico’s, beheersmaatregelen, testaanpak en criteria voor ingebruikname.

Een vastgesteld procesontwerp voor het gebruik van AFAS CRM, inclusief processtappen, rollen, verantwoordelijkheden, overdrachtsmomenten en aansluiting op het project Herinrichting Relatiemanagement.

Rapport van de inrichting van beheer

Vastgelegde besluitvorming over de voorgestelde inrichting, met aantoonbare instemming van de relevante stakeholders en een overzicht van gemaakte keuzes en resterende aandachtspunten.

Uitvoeren implementatieplan

AFAS CRM is ingericht, getest en in gebruik genomen voor de vastgestelde doelgroepen en processen; gebruikers kunnen de overeengekomen functionaliteit toepassen en de beheerorganisatie kan incidenten, wijzigingen en autorisaties afhandelen.

De opdracht eindigt nadat alle overeengekomen deelresultaten zijn opgeleverd en door de opdrachtgever zijn geaccepteerd, de volledige project- en beheerdocumentatie is overgedragen en AFAS CRM gedurende één aaneengesloten maand stabiel heeft gefunctioneerd volgens de vooraf vastgestelde acceptatiecriteria.

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?

De professional bespreekt tweewekelijks met de directeur Advies en de businessowner CRM de voortgang ten opzichte van het implementatieplan, de kwaliteit en acceptatie van opgeleverde deelresultaten, actuele risico’s, afhankelijkheden en benodigde besluiten. Ieder deelresultaat wordt beoordeeld aan de hand van vooraf afgesproken acceptatiecriteria. Bij afronding vindt een eindbeoordeling plaats op basis van de volledige oplevering, overdracht van documentatie en één maand stabiele werking van AFAS CRM

Over welke specifieke kennis beschikt de professional

Kennis en ervaring met inventarisatie en invoering van AFAS-CRM voor een projectenorganisatie met vergelijkbare omvang en scope.

Gewenste profiel

ICTU zoekt een ervaren projectleider die aantoonbaar meerdere AFAS CRM-implementaties heeft geleid van behoefte-inventarisatie tot ingebruikname en overdracht naar beheer. De kandidaat kan belangen van uiteenlopende stakeholders verbinden, functionele behoeften vertalen naar uitvoerbare processen en sturen op besluitvorming, acceptatie en resultaat. Ervaring binnen de overheid of non-profitsector is een pre.