Penvoerder bestuurlijk besluitvormingsproces

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.

Samen werken we aan morgen.

In 2026 is hard gewerkt aan het verbeteren van het bestuurlijke besluitvormingsproces van de vier gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. De basis staat en de processen zijn in beeld gebracht. We zijn nu in de fase van implementatie en ervaren of de afgesproken processen ook zo goed werken als in theorie bedacht. Voor die fase zijn we op zoek naar een penvoerder die samen met de projectleider zorgt voor de volledige implementatie, instructie en borging van het proces. We zoeken iemand die zeer veel ervaring heeft met bestuurlijke besluitvorming bij een gemeente en bij voorkeur ervaring heeft met het werken voor vier gemeenten vanuit één ambtelijke organisatie.

Taken van de penvoerder zijn:

• het uitwerken, redigeren en vormgeven van procesbeschrijvingen, kwaliteitskaders en werkinstructies;
• het verwerken van feedback uit de organisatie tot een gedragen en consistent eindproduct;
• het bewaken van taal, structuur en samenhang van de documentatie, zodat het geheel toegankelijk en bestuurlijk juist is;
• op aanvraag training geven aan medewerkers over het nieuwe proces en de instructies;
• verwerken van alle formats en instructies in het zaaksysteem;
• zorgen voor juiste/logische vindbaarheid van nieuwe instructies en documenten rondom bestuurlijke besluitvorming op intranet.

• Een kwaliteitskader bestuurlijke besluitvorming;
• Een consistente vertaling van het kwaliteitskaders naar proces en werkwijzen;
• Een vertaling van het kwaliteitskader en (geactualiseerd) proces naar reglementen van orde college, gemeenteraden en gemeentesecretarissen;
• Vastgesteld raadsvoorstel;
• Vastgesteld collegevoorstel;
• Diverse instructies voor medewerkers werkorganisatie BUCH, onder andere: Raadsinstrumenten, Collegevoorstel, Raadsvoorstel, Beslispunten- en bevoegdhedenwijzer, Join Zaak en Document met betrekking tot bestuurlijke besluitvorming; Geheimhouding.
• Bestuurlijk besluitvormingsproces omschrijven in Blue Dolphin;
• Heldere en duidelijke overdracht, zodat het proces geborgd wordt binnen de organisatie.

Communicatief vaardig.

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Kan effectief opereren in een omgeving met verschillende bestuurlijke belangen, stakeholders, colleges en gemeenteraden.

Analytisch sterk. Kan procesinformatie structureren, knelpunten signaleren en verbeteringen vertalen naar praktische oplossingen.

Nauwkeurig en kwaliteitsgericht. Bewaakt consistentie, volledigheid en bestuurlijke correctheid van processen, formats en werkinstructies.