projectleider M365

Voor de toekomstige inrichting van de Microsoft 365-omgeving van Enschede en partners is een vooronderzoek uitgevoerd en een roadmap opgesteld.

De opdracht is gericht op het volgen van de roadmap. De projectleider positioneert de deelnemende collega’s, zorgt voor voortgang, besluitvorming, uitvoering en borging.

De huidige projectleider is beschikbaar tot eind december. In die periode kan overdracht plaatsvinden van de uitgevoerde onderzoeken, gemaakte keuzes, lopende werkzaamheden en betrokken stakeholders.

De opdrachtnemer werkt zelfstandig en is verantwoordelijk voor het realiseren van de afgesproken resultaten. De opdracht omvat geen lijnverantwoordelijkheid of hiërarchische aansturing van gemeentelijke medewerkers.

De projectleider:

• vertaalt de roadmap naar een concrete aanpak en resultaten;
• organiseert en begeleidt de uitvoering van de M365-verbetermaatregelen;
• bewaakt de samenhang tussen techniek, informatiebeheer, privacy, security, beheer, adoptie, beleid en architectuur;
• coördineert interne en externe deskundigen en leveranciers;
• bereidt keuzes en besluitvorming voor en legt deze voor aan de opdrachtgever en stuurgroep (evenals het informeren op de voortgang aan de stuurgroep en opdrachtgever);
• stuurt op voortgang, risico’s, afhankelijkheden en borging;
• zorgt voor een goede overdracht naar beheer en de staande organisatie.

Adoptie is een belangrijk onderdeel van de opdracht. De projectleider moet de consequentie van technische keuzes op de organisatie kunnen overzien, beoordelen en vertalen naar werkbare oplossingen voor de organisatie.

De opdracht richt zich onder andere op:

• Teams-governance, aanvraag en opschoning;
• Risico’s rond Copilot;
• Purview, DLP, informatieclassificatie en labels;
• Governance, rollen, besluitvorming en wijzigingsprocessen;
• Uitvoering van datamigraties;
• Adoptie, communicatie, opleiding en begeleiding van gebruikers;
• Overdracht en borging in de beheerorganisatie;
• Aanbestedingen indien nodig voor bovenstaande.

De opdracht leidt tot:

• gerealiseerde verbetermaatregelen binnen de M365-omgeving;
• duidelijke governance, rollen en beheerafspraken;
• een werkende aanpak voor informatiebeveiliging, classificatie, back-up en migratie;
• voldoende adoptie en ondersteuning voor gebruikers en beheerders;
• periodieke voortgangs- en beslisrapportages;
• een goede overdracht naar de staande organisatie.

De concrete resultaten, mijlpalen en opleverdata worden bij de start van de opdracht vastgesteld.

De opdrachtnemer:

• heeft geen formele beslissingsbevoegdheid;
• verricht geen publiekrechtelijke taken;
• draagt geen formele verantwoordelijkheid voor naleving van Archiefwet, Woo, AVG of BIO;
• stuurt gemeentelijke medewerkers niet hiërarchisch aan.

Formele besluitvorming en verantwoordelijkheid blijven bij de gemeenten.