Project Management Ondersteuner

De PMO Officer ondersteunt het project- en portfoliomanagement binnen Defensie door structuur, overzicht en voorspelbaarheid te creëren rondom

projecten, changes en programma’s. De PMO zorgt voor eenduidige werkwijzen, betrouwbare rapportages en ondersteunt projectmanagers en

stakeholders bij het realiseren van operationele en strategische doelstellingen.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

1. Project- & portfoliosturing

• Ondersteunen van projectmanagers bij het beheersen van projecten binnen scope, planning, capaciteit, risico’s en afhankelijkheden.

• Bewaken van de voortgang van projecten en initiatieven binnen het portfolio.

• Bijhouden van het totaaloverzicht van lopende projecten, changes en activiteiten.

• Signaleren van afwijkingen en escaleren richting projectleiding of portfoliomanagement.

• Ondersteunen bij prioritering en capaciteitsvraagstukken.

2. Governance & processen

• Bewaken van de naleving van projectmanagementprocessen en werkwijzen.

• Ondersteunen bij het voorbereiden van besluitvorming voor overlegstructuren zoals stuurgroepen, VTB’s en portfolioreviews.

• Voorbereiden van agenda’s, besluitpunten en actieoverzichten.

• Bijhouden van besluitvorming, acties en opvolging.

3. Rapportage & dashboards

• Verzorgen van periodieke project- en portfoliorapportages.

• Consolideren van informatie vanuit projectmanagers, Product Specialisten, technische teams en stakeholders.

• Ondersteunen bij het opstellen van maandrapportages en managementupdates.

Achtergrond opdracht

"De afdeling Generieke IT en Infrastructuur (GIT&Infra) is verantwoordelijk voor het leveren van advies, diensten, systemen en applicaties voor de

generieke informatietechnologie, in het bijzonder voor de business capability Infrastructuur en generieke IT. De afdeling is verantwoordelijk voor de

realisatie en instandhouding van de defensiebrede IT-infrastructuur. De primaire doelstelling van de afdeling GIT&Infra is zorg te dragen voor

Business IT Alignement in het generieke IT-domein en de lifecycle van alle IT-infrastructuur voor de generieke IV/ICT-producten uit te voeren. Dit

geldt voor zowel standaard als maatwerk IV/ICT-producten en aan klanten conform de afgesproken criteria tijd, geld en kwaliteit. De afdeling

GIT&Infra geeft hiermee invulling aan een samenhangende generieke IT en borgt hiermee een generieke informatiehuishouding die aansluit op de

bedrijfsvoering van Defensie, welke de gebruiker in staat stelt om optimaal gebruik te maken van de verschillende IV-faciliteiten.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de sectie Beveiliging. De Sectie Beveiliging garandeert de vertrouwlijkheid, integriteit en

beschikbaarheid van de gegevens van Defensie en haar ketenpartners zodat alleen zij altijd en overal kunnen werken met hun gegevens. Daarmee

levert de Sectie Beveiliging een wezenlijke bijdrage aan de reactiesnelheid en de slagkracht van Defensie en haar ketenpartners.

Werkzaamheden vinden plaats binnen de sectie Beveiliging in Maasland. In onze organisatie werken wij op een hybride manier (deels op locatie en

deels vanuit huis).

Kandidaat is bereid om structureel tenminste 50% van de tijd te werken vanaf kantoorlocatie Maasland (4 dagen per week gedurende de periode.

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en

het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te

ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen,

middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit.

Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming

met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

Samenvattende opgave en missie

Zorgt ervoor dat processen en organisaties die informatiesystemen implementeren voldoen aan kwaliteitsbeleid.

Ontwikkelt en exploiteert een ICT-kwaliteitsbenadering afgestemd op de cultuur van de organisatie. Verbindt de organisatie met het behalen van

kwaliteitsdoelen en moedigt een omgeving van voortdurende verbetering aan.

Taken

Stel het ICT-kwaliteitsbeleid op en zet het in

Organiseer en geef kwaliteitstraining

ICT-managers voorzien van kwaliteitsindicatore

Voer kwaliteitscontroles uit

Klanttevredenheidsenquêtes organiseren

Projectteamleden helpen bij het opstellen en uitvoeren van projectkwaliteitsplannen

Eisen

eCF-profiel: Quality Assurance Manager

Referentie Gebied: E.02 Project- en portfoliomanagement

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

welke rol de kandidaat vervulde

welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden

in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.

Kandidaat heeft tenminste een afgeronde HBO/Bachelor opleiding, of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, zonodig toetsbaar in

een assessment.

Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met ITIL-processen (met name change-, incident- en configuration management).

Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen een overheids- of semi-overheidsorganisatie.

Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met methodieken als agile/scrum en safe.

Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met ITSM-tools.