Project Management Ondersteuner

Als PMO ben je verantwoordelijk voor:

1. Strategische inrichting en governance

• Het opzetten, optimaliseren en borgen van PMO-processen, -structuren en -instrumenten (zoals roadmaps, mijlpalenplanningen, risico- en issuemanagement) voor de drie programma’s, met oog voor samenhang en schaalbaarheid.
• Het adviseren van programmamanagers en senior stakeholders over best practices in project- en programmamanagement, inclusief scopebeheer, prioritering en afwegingskaders.
• Het vertalen van strategische doelen (bv. van RvIHH of breder) naar concrete PMOactiviteiten en het bewaken van de uitvoering hiervan.
• Het initiëren en doorvoeren van verbeteringen in de PMO-werkwijze, gebaseerd op lessen geleerd en nieuwe inzichten (bv. agile methodieken, digitale tools).

2. Coördinatie en regie

• Het coördineren van de samenwerking tussen de drie programma’s, waarbij je zorgt voor consistente werkwijzen, informatiestromen en rapportages.
• Het bewaken van afhankelijkheden, risico’s en issues tussen programma’s en deze escaleren waar nodig, met voorstellen voor oplossingen.
• Het organiseren en leiden van complexe overleggen (bv. stuurgroepen, pressure cookers) en het zorgdragen voor een efficiënte besluitvorming
• Het managen van de informatievoorziening naar stakeholders (intern en extern), inclusief het opstellen van strategische rapportages, dashboards en presentaties voor senior management.

3. Kwaliteitsborging en veranderkunde

• Het borging van projecthygiëne: je zorgt ervoor dat alle producten (voortgangsrapportages, financiële overzichten, verslagen) tijdig, accuraat en consistent worden opgeleverd.
• Het coachen en begeleiden van projectleiders en programmamedewerkers op het gebied van PMO-processen, tools (bv. MS Teams, Power BI) en methodieken.
• Het meedenken over veranderkundige aspecten, zoals het creëren van draagvlak voor nieuwe werkwijzen of systemen binnen de programma’s.

4. Financieel en contractueel beheer

• Het bewaken en rapporteren over de gecombineerde budgetten van de drie programma’s, inclusief inkoop/inhuur en financiële risico’s.
• Het ondersteunen bij contractmanagement (bv. met externe partijen) en het zorgdragen voor compliance met afspraken en regelgeving

5. Stakeholdermanagement

• Het opbouwen en onderhouden van relaties met sleutelfiguren binnen en buiten RvIHH (bv. andere departementen, Nationaal Archief, leveranciers).
• Het anticiperen op belangen en behoeften van stakeholders en deze vertalen naar concrete acties binnen de programma’s.

De drie programma’s waar je voor werkt, zijn strategisch en onderling afhankelijk:

1. ‘Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc’ – Zorgt voor de doorontwikkeling van de DMSdienst.
2. ‘Eén standaard voor documentmanagement’ – Richt zich op stelselmatige samenwerking rondom informatiehuishouding.
3. ‘Digitale Archief Bewerking’ – Ontwikkelt een generieke oplossing voor archiefoverdracht.

Als PMO zorg je voor de verbinding tussen deze programma’s, zodat ze gezamenlijke doelen bereiken en synergie benuttigen. Je hebt eigenaarschap over de PMO-ondersteuning en werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders en externe partijen.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring als PMO binnen projecten of programma’s;
• Ervaring met programmasturing, governance en projectbeheersing;
• Affiniteit met informatiehuishouding, digitalisering en/of AI;
• Kennis en ervaring met PRINCE2 of vergelijkbare methodieken;
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Een proactieve, zelfstandige en analytische werkhouding;
• Werkervaring binnen de (rijks)overheid of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving is een pre.