Implementatiemanager Contractmanagementsysteem

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Projectleiding en regie

• Treedt op als projectleider voor de implementatie en adoptie van het contractmanagementsysteem.
• Stuurt op realisatie van doelstellingen, planning, kwaliteit, capaciteit en beschikbare inzet van de betrokken medewerkers binnen de implementatie.
• Voert regie op leverancier, betrokken afdelingen en gebruikersgroepen.
• Escaleert knelpunten tijdig en zorgt voor besluitvorming door management en stuurgroep.
• Stelt een integraal implementatie- en adoptieplan op waarin processen, rollen, systeeminrichting, communicatie, adoptie en planning in samenhang worden uitgewerkt.
• Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van afgesproken resultaten en het realiseren van een succesvolle organisatiebrede uitrol.

Implementatiebegeleiding

• Opstellen en bewaken van de implementatieplanning.
• Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, risico's en mijlpalen.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van de pilot.
• Coördineren van activiteiten tussen projectteam, leverancier en gebruikers.
• Bewaken van voortgang en tijdige besluitvorming.

Pilotfase

• Voorbereiden en begeleiden van de pilot.
• Ondersteunen bij de selectie van pilotdeelnemers.
• Organiseren van kick-offs, evaluaties en gebruikerssessies.
• Vastleggen van bevindingen, risico's en verbetervoorstellen.
• Adviseren over vervolgstappen na afronding van de pilot.

Adoptie en verandermanagement

• Opstellen van een adoptie- en communicatieaanpak.
• Ondersteunen bij stakeholdermanagement.
• Creëren van draagvlak bij contractmanagers, leidinggevenden en andere gebruikersgroepen.
• Signaleren van weerstand en het formuleren van passende interventies.
• Adviseren over inrichting van nieuwe werkwijzen en processen.

Proces- en organisatie-inrichting

• Adviseert over rollen, verantwoordelijkheden en autorisaties binnen het contractmanagementsysteem, waaronder de taakverdeling tussen contractmanagers, SIEB, functioneel beheer en andere betrokkenen.
• Ondersteunen bij het vastleggen van werkafspraken.
• Adviseert over de inrichting van beheer- en ondersteuningsprocessen na ingebruikname van het systeem, waaronder meldingenafhandeling, functioneel beheer, ondersteuning van gebruikers en de samenwerking met KC BVS.

Rapportage en besluitvorming

• Voorbereiden van managementrapportages.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Voorbereiden van besluitvormingsmomenten.
• Helpen bij het uitwerken van scenario's rondom uitrol en licentiegebruik.

Resultaat

• Een succesvol uitgevoerde pilot.
• Inzicht in benodigde processen, rollen en autorisaties.
• Een gedragen implementatie- en uitrolplan.
• Een duidelijke adoptieaanpak voor de organisatie.
• Adviezen voor de verdere organisatiebrede uitrol.
• Een beheersbare en realistische planning voor de vervolgfase.

Competenties

• Verbindend, overtuigend en communicatief sterk.
• Resultaatgericht, met sterke regievoering in complexe stakeholderomgevingen.
• Organisatie- en omgevingssensitief, met politiek-bestuurlijke antenne.
• Zelfstandig, proactief en besluitvaardig.
• In staat structuur aan te brengen in een dynamische omgeving.
• Praktisch ingesteld: adviseert én organiseert.
• Standvastig en koersvast.

Opdrachtduur

Gemiddeld 16 uur per week (2 dagen). Looptijd: 6 maanden met mogelijkheid tot verlenging.