Informatieanalist

Uw veiligheid, Ons werk

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling Informatiemanagement en ICT op zoek naar een tijdelijke collega:

Opdracht

De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) bereidt de vervanging van haar huidige VTH-oplossing RX Mission voor. Voor een beheerste overgang naar een nieuwe informatievoorziening is inzicht nodig in de aanwezige informatie, de kwaliteit daarvan en de noodzakelijke maatregelen op het gebied van dataverbetering en informatiebeheer.

De VRU zoekt een informatieanalist die de bestaande situatie onderzoekt en een onderbouwd advies opstelt over de omgang met de informatie in RX Mission. De centrale vragen zijn: welke informatie is aanwezig, welke informatie is nodig voor de toekomstige werkzaamheden, wat is een passende migratiestrategie, welke verbeteringen zijn nodig voor de transitie naar informatie gestuurd werken en voor uitvoering van de vereiste record management activiteiten?

De opdracht omvat 10 jaar historie aan zaken, objecten, locaties, activiteiten, correspondentiegegevens, relatie- en contactgegevens en de daarbij behorende informatie in gestructureerde en ongestructureerde vorm.

Werkzaamheden

De informatieanalist:

• Inventariseert de inhoud en structuur van RX Mission, waaronder informatiecategorieën, aantallen, volumes, ouderdom, statussen, metadata en onderlinge relaties. Brengt tevens relevante gekoppelde opslaglocaties en afhankelijkheden in beeld.
• Onderzoekt de datakwaliteit op volledigheid, consistentie, uniciteit, geldigheid en referentiële integriteit. Beoordeelt de inhoudelijke juistheid en actualiteit samen met inhoudelijk specialisten en verantwoordelijken.
• Onderzoekt samen met informatiebeheer welke informatie voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt, op basis van de toepasselijke selectielijst, bewaartermijnen en eventuele uitzonderingen.
• Brengt knelpunten in het informatiebeheer in kaart, waaronder onvolledige dossiers, duplicaten, ontbrekende metadata voor archivering
• Haalt bij de gebruiksorganisatie op welke historische informatie nodig is voor de uitvoering van toekomstige werkzaamheden en hoe deze beschikbaar moet blijven.
• Werkt verschillende migratiescenario’s uit. Hieronder vallen selectieve migratie, bredere migratie en starten met een schone operationele omgeving, waarbij historische informatie beschikbaar en beheersbaar blijft.
• Adviseert per informatiecategorie over de bestemming en de benodigde voorbereiding: migreren, opschonen, verrijken, transformeren, elders bewaren of voor vernietiging voordragen.
• Stelt in afstemming met de projectmanager een actieplan op, met prioriteiten, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, benodigde capaciteit en een indicatieve planning.
• Vertaalt de bevindingen naar randvoorwaarden en specificaties voor de latere migratie en naar controles waarmee volledigheid, samenhang en bruikbaarheid kunnen worden vastgesteld.

Op te leveren resultaten

Resultaat

Inhoud

1. Broninventarisatie

Een overzicht van de aanwezige informatie, volumes, structuren, relaties, herkomst en relevante afhankelijkheden.

2. Datakwaliteits- en informatiebeheerrapportage

Bevindingen per informatiecategorie, gekwantificeerde afwijkingen waar mogelijk, risico’s en gevolgen voor migratie en beheer. De rapportage vermeldt gebruikte onderzoeksmethoden, steekproeven en beperkingen.

3. Selectie- en bestemmingsmatrix

Per informatiecategorie een voorstel voor migreren, elders bewaren of vernietigen, met onderbouwing, benodigde bewerkingen en nog te nemen besluiten.

4. Scenario- en besluitvormingsadvies

Een vergelijking van realistische migratie scenario’s op bruikbaarheid, duurzame toegankelijkheid, risico’s, inspanning, kostenindicatie en afhankelijkheden, inclusief voorkeursadvies.

5. Opschonings- en voorbereidingsplan

Concrete acties voor herstel, verrijking, selectie en voorbereiding van archivering of vernietiging, inclusief eigenaarschap, prioriteit en capaciteitsraming.

6. Overdrachtsdossier voor de migratiefase

Vastgelegde uitgangspunten, selectieregels, kwaliteitscontroles, openstaande vragen en eisen aan de uitvoering van de migratie door de migratiepartij en de nieuwe leverancier van de VTH-applicatie.

De resultaten worden in bewerkbare vorm opgeleverd. Bevindingen en adviezen moeten herleidbaar zijn tot de onderzochte brongegevens. Aannames, onzekerheden en beslispunten worden expliciet vastgelegd.

Samenwerking en verantwoordelijkheden

De informatieanalist werkt onder aansturing van de projectmanager en stemt inhoudelijk af met team DIA (data, informatie en analyse), informatiebeheer, functioneel beheer, de betrokken proceseigenaren, vakspecialisten en beschikbare technische dataspecialisten. Waar nodig wordt de huidige leverancier betrokken bij het verkrijgen en interpreteren van brongegevens.

De informatieanalist bereidt in samenwerking en op basis van de analyseresultaten keuzes voor. Besluiten over migratiescope, vernietiging van informatie en inzet van medewerkers worden genomen door de daarvoor verantwoordelijke functionarissen binnen de VRU. Informatiebeheer adviseert over de toepassing van record management activiteiten.

Afbakening

De opdracht betreft analyse, advisering en voorbereiding. De daadwerkelijke opschoning, vernietiging, archivering en technische migratie vallen buiten deze opdracht.

De analyse start vanuit de huidige informatie en is niet afhankelijk van een reeds gekozen nieuwe oplossing. Definitieve veldmapping en technische importspecificaties worden later uitgewerkt zodra het doelmodel beschikbaar is.

Het ontwikkelen van een organisatiebrede kernregistratie brandveiligheid of het vaststellen van een nieuwe minimale dataset behoort niet tot deze opdracht. Bestaande kaders worden toegepast; ontbrekende kaders en de gevolgen daarvan worden als beslispunt inzichtelijk gemaakt.

Competenties

• Analytisch vermogen en gestructureerd en nauwkeurig werken: Doorgrondt complexe informatiestructuren, legt verbanden en onderscheidt daarbij hoofd- en bijzaken. Legt analyseresultaten eenduidig, consistent en herleidbaar vast.
• Communicatieve vaardigheid: is in staat om het resultaat van de analyse en bijbehorende keuzes op een eenduidige wijze over te brengen aan belanghebbenden.
• Samenwerkingsgericht en organisatiesensitief: Zoekt nadrukkelijk de samenwerking om te zorgen dat resultaten en adviezen aansluiten bij de verschillende belangen en verhoudingen, is rolbewust in een projectmatige werkwijze. Houdt rekening met de gevolgen van de werkzaamheden voor de organisatie.
• Resultaatgerichtheid: Maakt analyses concreet en helpt de organisatie om prioriteiten te stellen, keuzes te maken en tot uitvoerbare oplossingen te komen.

Planning

De fysieke/ digitale gesprekken bij de VRU worden gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.