Herhaalde uitvraag: Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Het werk is onder te verdelen in de volgende aspecten:

Inventariseren en inrichten van het projectarchief:

Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor de Gelderse Poort. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat.

Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het project en de latere nog te starten projecten.

Uitvoering:

Het verwerken van post- en e-mailverwerking met als doel: o Het project te laten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog); o De juiste informatie tijdig beschikbaar te stellen aan de juiste personen.

Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing

Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem

Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)

Het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert

Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase

Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het Documentbeheer

Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix

Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem

Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers

Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren

Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen

Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers

Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)

Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

Evaluatie;

Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.

Verbetering:

Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM, zodat het Documentbeheer leidt tot een goed, geordend archief, dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWS-beleid

Het opstellen van een programmaplan en/of, indien nodig, van een verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement. Het doel van het plan is het planmatig, effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het Documentbeheer en de archiefvorming voorkomen, zodat een goed, geordend archief bereikt wordt

Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collega’s maar ook hoe we de collega’s ‘aangehaakt’ houden.

Een projectarchief dat actueel, betrouwbaar en compleet is en welke conform de eisen van RWS wordt onderhouden.

Dit houdt in:

• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Het opstellen van actuele middelen voor het Documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Binnen het project wordt gebruik gemaakt van de volgende programma’s/ systemen t.b.v. DIM;

• MS Office
• SharePoint van Provincie Gelderland
• SharePoint (Binnen RWS genaamd Connect). Nog niet geïmplementeerd.