Domein Secretaresse Samenleving

De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.

Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.

De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.

De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.

Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd.

Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk op te reageren via een payroll constructie.

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt dagelijks aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen Domein Samenleving vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.

Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. De domeinsecretaresses spelen hierin een belangrijke ondersteunende en verbindende rol. Zij zorgen ervoor dat afdelingshoofden en teammanagers hun werk goed kunnen doen en dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Daarbij wordt veel gewerkt vanuit een gezamenlijke mailbox en kunnen ook spoedeisende verzoeken tussendoor binnenkomen.

Als domeinsecretaresse werk je nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving. Daarnaast is er een vaste secretaresse voor Vrije Tijd. Samen vormen jullie een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.

De omgeving vraagt om iemand die graag organiseert, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je krijgt te maken met zowel reguliere secretariële ondersteuning als bestuurlijke en administratieve processen. Denk aan agendabeheer, voorbereiding van overleggen, notuleren, het bewaken van acties en termijnen, ondersteuning bij portefeuillehouder overleggen, correspondentie, klachten en praktische organisatie.

Opdracht

Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten

Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Daarom is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, zelfstandig prioriteiten stelt en overzicht houdt. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere domeinsecretaresses en stem je werkzaamheden goed af. In deze functie krijg je te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen. Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers;

Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;

Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken;

Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen;

Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs;

Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken;

Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten;

Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen;

Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten;

Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken;

Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.

We zoeken voor deze opdracht iemand die niet alleen uitvoert wat wordt gevraagd, maar ook vooruitkijkt en signaleert wat nodig is. Je voelt aan welke zaken urgent zijn, weet wanneer je moet afstemmen en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en bent betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie.

De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De inzet bedraagt 32 tot 36 uur per week. De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Bij 4x9 is de woensdag je vrije dag.

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;

Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;

De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;

Er wordt gewerkt in team verband.