Documentenbeheer -Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

Deze uitvraag is specifiek voor het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug (VBB). De VBB (onderdeel van de A16 bij Rotterdam) is één van de drukst bereden bruggen van Nederland. De boogbruggen, het beweegbare deel en de systemen voor bediening, besturing en bewaking worden vernieuwd, waarbij de bestaande westelijke boog wordt gerenoveerd en hergebruikt aan de oostzijde.

Na het afbreken van de eerdere aanbesteding is gekozen voor een nieuwe aanpak waarin de opdracht over vier afzonderlijke contracten is verdeeld en Rijkswaterstaat zelf de rol als integrator tussen deze contracten vervult. Dit brengt veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en verschillende oplever- en overdrachtsmomenten met zich mee, en maakt het extra belangrijk om gecontroleerd en procesmatig te werken.

Een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal projectarchief in SharePoint Online (SPO) is daarom van groot belang voor de beheersing van het project.

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

De opdracht omvat het beheren en bewaken van documentbeheer en archiefvorming binnen het project en de daarvoor gebruikte systemen. Dit beheer omvat activiteiten zoals (maar niet beperkt tot) het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.

Een belangrijke taak is het coachen en begeleiden van projectmedewerkers bij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming, met als doel de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren.

Wegens de grootschalige samenwerking met externe partijen maakt het project gebruik van SPO, wat niet door Rijkswaterstaat beheerd wordt. Het dagelijks (functioneel) beheer van SPO valt ook onder deze opdracht.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:

- Verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS.

- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren, erop toezien dat zij hun verantwoordelijkheden nemen en waar nodig aanspreken/escaleren binnen de projectorganisatie.

- Beantwoorden van functionele gebruikersvragen met betrekking tot documentbeheer, archivering en SPO.

- Ondersteunen van projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en deze werkzaamheden waar nodig namens hen uitvoeren, bijvoorbeeld bij afwezigheid of vertrek.

- Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, verplaatsen en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.

- Opstellen en actualiseren van de documenten die horen bij het beheren van het projectarchief, waaronder de beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrix, instructies, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en de lijst met belangrijkste projectdocumenten (high value list).

- Adviseren van projectmedewerkers over documentbeheervraagstukken, zoals de inrichting van het projectarchief of de omgang met specifieke typen documenten.

- Structureel bewaken en verbeteren van de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief door toepassing van de PDCA-cyclus.

- Functioneel en visueel inrichten en optimaliseren van het projectarchief in SPO naar behoefte van het project, binnen de geldende kaders en afspraken (standaardweergaven, startpagina’s).

- Ondersteunen bij de beantwoording van Woo-verzoeken, bijvoorbeeld door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.

- Monitoren van de beschikbare opslagcapaciteit en tijdig initiëren van benodigde maatregelen.

- Ontvangen, analyseren en waar mogelijk oplossen van functionele meldingen en verstoringen in SPO en hierover communiceren binnen het projectteam.

- Inventariseren, beoordelen en doorvoeren van verbetervoorstellen met betrekking tot het gebruik en de inrichting van SPO.

- Mede inrichten, beheren en optimaliseren van de informatie-uitwisseling en eventuele koppeling tussen SPO en andere systemen.

- Voorbereiden van het projectarchief op (tussentijdse en eind)overdrachten aan DIM en/of migraties, deze processen begeleiden, en waar nodig herstel- en conversiewerkzaamheden uitvoeren of coördineren.

- Proactief signaleren van kansen, knelpunten en risico’s met betrekking tot documentbeheer en archivering en hierover rapporteren via de binnen het project gebruikte dashboards en voortgang overleggen.

- Vanuit de expertise deelnemen aan relevante project overleggen en bijdragen aan kennisdeling binnen het project.

Resultaat opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en dashboards).

3. Goed functionerende omgeving in SPO die is voorbereid op toekomstige overdracht.

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de adviseur projectbeheersing & informatiemanagement VBB.

Meest essentiële competenties

- Analyseren / analytisch denkvermogen (je kan verbanden leggen).

- Dienstverlenende / klantgerichte instelling (je helpt mensen graag en pakt ad hoc verzoeken op).

- Hands-on mentaliteit (je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen).

- Pro activiteit (je signaleert verbeteringen, neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).

- Overtuigingskracht (je weet verbetervoorstellen uit te dragen en draagvlak te creëren).

- Zelfstandigheid en gestructureerd werken (je kan je werk zelf indelen en uitvoeren).

- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.

- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.

- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).

- Nauwkeurigheid en oog voor detail.

- Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt).

- Zelfontwikkeling / continu leren.

Eisen

1. Minimaal HBO-denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

2. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren.

3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder met name SharePoint.

4. Zelfstandig trainingen kunnen geven en het daarvoor benodigde materiaal (presentaties, werkafspraken, instructies) kunnen opstellen.

Wensen

1. De mate van aantoonbare ervaring met documentbeheer specifiek in SharePoint Online.

2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

3. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

4. Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructurele projecten.

5. Kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling.