Documentalist Van Brienenoordbrug VBB

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het beheren en bewaken van documentbeheer en archiefvorming binnen het project en de daarvoor gebruikte systemen. Dit beheer omvat activiteiten zoals (maar niet beperkt tot) het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.

Een belangrijke taak is het coachen en begeleiden van projectmedewerkers bij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming, met als doel de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren. Wegens de grootschalige samenwerking met externe partijen maakt het project gebruik van SPO, wat niet door Rijkswaterstaat beheerd wordt. Het dagelijks (functioneel) beheer van SPO valt ook onder deze opdracht.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

> verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS;

> instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken m.b.t. documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren, erop toezien dat zij hun verantwoordelijkheden nemen en waar nodig aanspreken/escaleren binnen de projectorganisatie;

> beantwoorden van functionele gebruikersvragen m.b.t. documentbeheer, archivering en SPO;

> ondersteunen van projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en deze werkzaamheden waar nodig namens hen uitvoeren, bijvoorbeeld bij afwezigheid of vertrek;

> toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, verplaatsen en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;

> opstellen en actualiseren van de documenten die horen bij het beheren van het projectarchief, waaronder de beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrix, instructies, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en de lijst met belangrijkste projectdocumenten (high value list);

> adviseren van projectmedewerkers over documentbeheervraagstukken, zoals de inrichting van het projectarchief of de omgang met specifieke typen documenten;

> structureel bewaken en verbeteren van de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief door toepassing van de PDCA-cyclus;

> functioneel en visueel inrichten en optimaliseren van het projectarchief in SPO naar behoefte van het project, binnen de geldende kaders en afspraken (standaardweergaven, startpagina’s);

> ondersteunen bij de beantwoording van Woo-verzoeken, bijvoorbeeld door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen;

> monitoren van de beschikbare opslagcapaciteit en tijdig initiëren van benodigde maatregelen;

> ontvangen, analyseren en waar mogelijk oplossen van functionele meldingen en verstoringen in SPO en hierover communiceren binnen het projectteam;

> inventariseren, beoordelen en doorvoeren van verbetervoorstellen m.b.t. het gebruik en de inrichting van SPO;

> mede inrichten, beheren en optimaliseren van de informatie-uitwisseling en eventuele koppeling tussen SPO en andere systemen;

> voorbereiden van het projectarchief op (tussentijdse en eind)overdrachten aan DIM en/of migraties, deze processen begeleiden, en waar nodig herstel- en conversiewerkzaamheden uitvoeren of coördineren;

> proactief signaleren van kansen, knelpunten en risico’s m.b.t. documentbeheer en archivering en hierover rapporteren via de binnen het project gebruikte dashboards en voortgangsoverleggen;

> vanuit de expertise deelnemen aan relevante projectoverleggen en bijdragen aan kennisdeling binnen het project.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en dashboards);
• Goed functionerende omgeving in SPO die is voorbereid op toekomstige overdracht.

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de adviseur projectbeheersing & informatiemanagent VBB.