Rayonsecretaris

De Rayonsecretaris biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de

Rayonmanager en het Rayonmanagement zodanig dat het management zich vooral op de

inhoudelijke zaken kan richten.

Het is een spilfunctie waar continue een beroep op je wordt gedaan. Er komen veel ad hoc

verzoeken binnen, wat betekent dat je verantwoordelijk bent om hierin constant prioriteiten te

stellen.

Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de Rayonsecretaris vooral degene die de

Rayonmanager in staat stelt snel en efficiënt te werken. Het is jouw verantwoordelijkheid om de

Rayonmanager hierin optimaal te faciliteren.

Je hebt veelvuldig klantcontact intern UWV alle niveaus en met externe partijen, zoals Gemeenten

(wethouders, Hoofden Werk & Inkomen en Economische zaken, beleidsmedewerkers e.d.),

kennisinstellingen, werkgevers- en brancheorganisaties, re-integratiebedrijven, uitzendbureaus,

Cliëntenraden, arbodienst, IWI, pers e.d.

De kerntaken van de Rayonsecretaris zijn:

 Fungeren als intermediair tussen Rayonmanager en anderen (intern en extern);

 Het vervullen van een signaalfunctie naar de Rayonmanager en andere managers met

betrekking tot wat er in de organisatie leeft;

 Uitvoeren van secretariële en administratieve zaken als agendabeheer, mailboxbeheer van

de Rayonmanager;

 Plannen, voorbereiden en notuleren vergaderingen;

 Verzamelen, bundelen en verspreiden van managementinformatie en weekberichten;

 Afhandeling van facturen, doen van bestellingen;

 Zelfstandig voeren van (vertrouwelijke) correspondentie namens de Rayonmanager;

 Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;

 Bewaken planning van (project)activiteiten en de voorgang van acties;

 Afhandelen van spoedeisende routinematige zaken en het afhandelen van vragen, het

nemen van beslissingen en nabespreken hiervan met verantwoordelijken;

 Vervullen van de vraagbaakfunctie voor interne en externe contacten van de

Rayonmanager.

 Stroomlijnen informatie en deze doorzetten naar de medewerkers.

Wat verwachten we van je?

Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte,

proactieve en betrokken instelling. Je kunt zorgvuldig formuleren in notulen en mondelinge

communicatie. Je houdt van aanpakken, bent flexibel, praktisch en weet goed en op het juiste

moment prioriteiten te stellen. Je hebt geen van 9 tot 5 mentaliteit, bent sociaal, attent en

representatief. Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je bent goed ingevoerd

in de functie en het is je verantwoordelijkheid op de hoogte te zijn van de materie waarmee de

Rayonmanager, het management en het team zich bezighoudt. Je kunt zelfstandig en snel de

onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waar

nodig.

Iets meer over het Werkbedrijf

“Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod”

Om deze missie te realiseren, wil het Werkbedrijf een toonaangevende speler in de regio op het

gebied van arbeidsmarktvraagstukken zijn.

De dienstverlening van het Werkbedrijf is georganiseerd binnen de vijfendertig arbeidsmarkt-

regio’s. Per arbeidsmarktregio wordt er vanuit één centrale vestiging sturing gegeven aan het

verbinden van vraag en aanbod in die betreffende regio. De regio heeft een regiefunctie op de

dienstverlening die, vanuit landelijke kaders, op regionale schaal wordt vormgegeven

(werkgeverservicepunt regionaal, AG, E-dienstverlening, face-to-face dienstverlening).

Functie-eisen naar alle suppliers

Functie-eisen:

 MBO+ werk- en denkniveau;

 Afgeronde secretaresseopleiding;

 Aantoonbare werkervaring als secretaresse;

 Kunnen omgaan met geautomatiseerde (UWV) systemen;

 Kennis van de UWV-organisatie en globale kennis van de werkinhoudelijke zaken van het

UWV;