Projectsecretaris

Wat ga je doen?

De ondersteuning van de directeur Gebiedsontwikkeling is bij jou in goede handen. Je werkt in een dynamische omgeving nauw samen met de directeur Gebiedsontwikkeling en de andere teamleden van het project. Je ontzorgt de projectdirecteur in de dagelijkse gang van zaken maar kijkt ook vooruit en voorkomt hierbij conflicten in de agenda. Zo wordt de optimale support gegarandeerd. Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties. Je bent een belangrijke schakel binnen de gebiedsontwikkeling. Je bewaakt afspraken, acties en deadlines, zorgt voor een goede voorbereiding en verslaglegging van overleggen en houdt relevante projectinformatie en documentatie gestructureerd en actueel. Je signaleert wanneer acties of besluiten aandacht vragen en zorgt dat deze bij de juiste personen terechtkomen.

De werkzaamheden bestaan uit:

Agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken;

Doornemen van de agenda met de directeur gebiedsontwikkeling;

Klaarzetten van de juiste documenten voor de directeur Gebiedsontwikkeling;

Prioriteren en ordenen van e-mails en acties;

Beantwoorden van vragen over projecten;

Het vastleggen van actiepunten van overleggen waar jij verantwoordelijk voor bent;

Archiveren van stukken;

Het waar nodig rappelleren van acties;

Signaleren en proactief communiceren over zaken waar de projectdirecteur, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn;

Meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied.

Wat breng je mee?

Aantoonbaar opleidingsniveau op HBO-niveau.

Minimaal 3 jaar ervaring als Projectsecretaris. Bij voorkeur bij gebiedsontwikkeling in een politiek-bestuurlijke omgeving;

Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;

Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams en bekend met projectmatig werken;

Goed gevoel voor verhoudingen politiek, ambtelijke en samenwerkende partners;

Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.