Projectleider optimalisatie vergunningenprocessen

Werken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal.

Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen.

Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.

Opdracht

Optmimalisatie en versnelling van vergunningenprocessen.

Binnen de gemeente Hellendoorn is sprake van een toenemende druk op de vergunningverleningprocessen. De combinatie van complexe ruimtelijke initiatieven, afstemming tussen verschillende vakdisciplines en de eisen die de Omgevingswet stelt aan integrale besluitvorming vraagt m een efficiënte inrichting van de werkprocessen. Om de kwaliteit, voorspelbaarheid en voortgang van de vergunningverlening te verbeteren, wil de gemeente een tijdelijk optimalisatieproject uitvoeren.

Dit project heeft als doel knelpunten in de behandeling en coördinatie van vergunningenaanvragen inzichtelijk te maken, verbetermogelijkheden te identificeren en concrete maatregelen te implementeren.

Op te leveren resultaten

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor ten minste de volgende concrete resultaten:

Analyse huidige vergunningenproces

Een uitgewerkte analyse van het bestaande proces, inclusief processtappen, overdrachtsmomenten, afhankelijkheden, knelpunten en factoren die leiden tot vertraging of onvoorspelbaarheid.

Knelpunten- en oorzakenanalyse

Een overzicht van de belangrijkste organisatorische en procesmatige knelpunten, inclusief een analyse van achterliggende oorzaken en de gevolgen daarvan voor doorlooptijd, kwaliteit en voorspelbaarheid.

Verbeterplan vergunningverlening

Een concreet en geprioriteerd verbeterplan met maatregelen gericht op versnelling en optimalisatie van het proces, inclusief voorgestelde werkwijzen, verantwoordelijkheden en benodigde randvoorwaarden.

Verbeterde procesinrichting

Een uitgewerkt voorstel voor het toekomstige vergunningenproces, waarin rollen, processtappen, besluitvormingsmomenten, overdrachten en afstemming tussen betrokken vakdisciplines helder zijn beschreven.

Implementatie van verbetermaatregelen

De overeengekomen verbetermaatregelen zijn gedurende de opdracht daadwerkelijk ingevoerd, getest en waar nodig bijgesteld.

Instrumentarium en werkwijzen

Oplevering van praktische hulpmiddelen die nodig zijn om de verbeterde werkwijze voort te zetten, bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, werkafspraken, formats, beslisbomen of voortgangsinstrumenten.

Borgings- en overdrachtsdocument

Een einddocument waarin wordt vastgelegd welke verbeteringen zijn gerealiseerd, welke aandachtspunten resteren en hoe de gemeente de vernieuwde werkwijze na beëindiging van de opdracht zelfstandig kan voortzetten.

Eindrapportage

Een eindrapportage waarin de beginsituatie, uitgevoerde interventies, gerealiseerde resultaten, resterende risico's en aanbevelingen voor verdere optimalisatie zijn opgenomen.