projectleider aanbesteding en materiedeskundige warme maaltijden

De opdrachtgever wenst een aanbestedingstraject te realiseren dat resulteert in een vastgesteld Startdocument Aanbesteding voor de aanbesteding warme maaltijden, een onderbouwde aanbestedingsstrategie en complete aanbestedingsdocumenten die gereed zijn voor de daarvoor geldende besluitvorming.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de zelfstandige voorbereiding, coördinatie en realisatie van de overeengekomen projectresultaten binnen de vooraf vastgestelde projectkaders. De opdracht is gericht op een zorgvuldig ingericht aanbestedingsproces, tijdige oplevering van de projectdocumentatie en een navolgbare voorbereiding van de benodigde besluitvorming.

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt, binnen de overeengekomen kaders, de aanpak en werkwijze die nodig zijn om de beoogde resultaten te realiseren.

De werkzaamheden omvatten:

• Het in samenspraak met de Aanbesteder uitwerken van het Startdocument Aanbesteding, inclusief doelstellingen, scope, projectfasering, mijlpalen, risico's en benodigde besluitvormingsmomenten.
• Het afstemmen met de opdrachtgever over de benodigde betrokkenheid van interne en externe deskundigen.
• Het organiseren en faciliteren van de projectstart en de inhoudelijke projectoverleggen.
• Het formuleren van werkafspraken en een overlegstructuur die bijdragen aan een effectieve uitvoering van het aanbestedingstraject.
• Het bewaken van de voortgang, samenhang, risico's en afhankelijkheden binnen het project en het tijdig signaleren van afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de overeengekomen resultaten.
• Het coördineren van de inhoudelijke bijdragen van de betrokken deskundigen en het bewaken van de volledigheid en onderlinge consistentie van de projectdocumentatie.
• Het voorbereiden van besluitvormingsstukken en het inzichtelijk maken van keuzemogelijkheden, consequenties en aandachtspunten voor de opdrachtgever.
• Het periodiek rapporteren over de voortgang, risico's, beslispunten en verwachte oplevering van de overeengekomen resultaten.
• Het adviseren over benodigde bijsturing wanneer ontwikkelingen of inhoudelijke wijzigingen gevolgen hebben voor de planning, scope of kwaliteit van de projectresultaten.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de oplevering van de aanbestedingsdocumenten de inhoudelijke voorbereiding ligt bij de Aanbesteder. De formele vaststelling van documenten en besluiten blijft voorbehouden aan de daartoe bevoegde functionarissen van de opdrachtgever.

De opdrachtnemer zorgt voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke expertise, waaronder een materiedeskundigheid en is daarmee verantwoordelijk voor de inhoudelijke totstandkoming en validatie van het programma van eisen.

Op te leveren resultaten

De opdracht wordt uitgevoerd met de volgende beoogde resultaten:

• Startdocument Aanbesteding: een uitgewerkt en ter besluitvorming aangeboden document met de projectdoelstelling, scope, aanpak, planning, risico's, rollen en besluitvormingsmomenten.
• Projectinrichting: een voorstel voor de projectorganisatie, de benodigde deskundigheid, de overlegstructuur en de verdeling van inhoudelijke bijdragen.
• Aanbestedingsdocumenten: Oplevering van inhoudelijk samenhangende en op volledigheid gecontroleerde documenten, opgesteld door de Aanbesteder.
• Programma van eisen: Hierin staan de eisen genoemd waaraan de aanbesteding Warme maaltijden catering moet voldoen.
• Subgunningcriteria: Welke criteria zijn van toepassing bij de beoordeling van de inschrijving van de aanbieder.
• Contract: In het contract staan de meest relevante punten inclusief de indexatiemethodiek benoemd.
• Beoordeling inschrijving: Elk projectteamlid en projectleider maken een beoordeling welke resulteert in een consensusbeoordeling.
• Besluitvormingsdocumentatie: complete en navolgbare stukken voor de overeengekomen besluitvormingsmomenten.
• Voortgangs- en risicorapportages: periodieke rapportages met de status van de resultaten, relevante risico's, afwijkingen en voorgestelde beheersmaatregelen. (indien nodig)
• Afrondingsrapportage: een overzicht van de gerealiseerde resultaten, resterende aandachtspunten en eventuele overdracht aan de opdrachtgever.

De concrete acceptatiecriteria, de vereiste documentformats en de uiterste opleverdata worden bij aanvang van de opdracht gezamenlijk vastgelegd.

De opdrachtgever stelt de inhoudelijke kaders, de aanbestedingsbehoefte en de formele besluitvormingsstructuur vast.

De opdrachtnemer beschikt over de professionele ruimte om de uitvoering, werkmethode en volgorde van werkzaamheden zelfstandig in te richten, binnen de overeengekomen resultaten en randvoorwaarden.

De opdrachtgever faciliteert tijdige toegang tot relevante informatie

De opdrachtnemer coördineert de benodigde inhoudelijke bijdragen vanuit het perspectief van het projectresultaat. De verantwoordelijkheid voor de personele aansturing van medewerkers blijft bij de opdrachtgever.

Wijzigingen in scope, planning of beoogde resultaten worden behandeld via vooraf overeengekomen afspraken over wijziging van de opdracht.

De formele besluitvorming en goedkeuring van aanbestedingsdocumenten vinden plaats door de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

Mocht de aanbesteding eerder gereed zijn dan de einddatum opdracht, dan draagt de projectleider zorg voor de implementatie van de aanbesteding.