Projectadviseur

Als Medewerker Projectondersteuning werk je vanuit een IPM-team samen met de andere IPM-team leden en ondersteun je de Projectleider en andere IPM-team leden in brede zin. Je functioneert als spil in het IPM-team waarbij wordt verwacht dat actief wordt bijgedragen aan de voortgang en de producten van het IPM-team waaronder ten minste het schrijven van projectplannen, rapportages, het aanvragen van subsidies, het ondersteunen van het omgevingsmanagement, ondersteunen in activiteiten naar buiten toe, etc.

Ook houdt de Medewerker Projectondersteuning, samen met de IPM-team leden, de voortgang en uitvoering van de projecten in de gaten en weet precies in welke fase de projecten zitten en wat er allemaal nog geregeld moet worden om de benodigde voortgang te houden en knelpunten op te lossen. Collega’s met vragen over inhoud, voortgang, aanpak, etc. kunnen bij de Medewerker Projectondersteuning terecht.

Als Medewerker Projectondersteuning werk je in een pool van projectondersteuners en samen met de programmasecretaris aan programma overstijgende taken die weer verbinding hebben met de projecten zoals het programmaplan, het voorbereiden en afstemmen van bestuurlijke agenda, het maken van annotaties voor projecteider en programmadirecteur.

Als Medewerker Projectondersteuning

• Draag je zorg voor de voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten met interne en externe partijen;
• Maak je verslagen van overleggen, al dan niet met externe partijen;
• Bewaak je proactief afspraken, draag je zorg voor de voortgang van actiepunten en het anticiperen hierop;
• Draag je actief bij aan het schrijven van projectplannen en (voortgangs-)rapportages en het voorbereiden en coördineren t.b.v. aanvragen van subsidies;
• Ondersteun je het omgevingsmanagement en ondersteunt in activiteiten naar buiten toe;
• Werk je in een pool van projectondersteuners en samen met de programmasecretaris aan programma overstijgende taken die weer verbinding hebben met de projecten zoals het programmaplan, het voorbereiden en afstemmen van bestuurlijke agenda, het maken van annotaties voor projecteider en programmadirecteur;
• Ondersteun je het IPM-team bij de realisatie van vraagstukken en eventuele wijzigingen;
• Draag je actief bij aan de interne communicatie;
• Draag je zorg voor het documentbeheer, waaronder het vormen van dossiers, het verzamelen van informatie uit diverse systemen, het onderzoeken of documenten een onderdeel uitmaken van een groter geheel en uitzoeken welke medewerker ermee belast is;
• Verleen je ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden t.b.v. het team communicatie, o.a. mailings en (nieuws)brieven;
• Werk je samen met de andere projectondersteuners aan de doelstellingen van het programma;
• Draag je actief bij aan kennisborging en –overdracht.

We zoeken een energieke medewerker projectondersteuning die stevig in zijn/haar schoenen staat, iemand met kennis en ervaring op het gebied van projecten in een complexe (bestuurlijke) omgeving, met een hands-on instelling, iemand, die goed kan omgaan met ambtenaren, projectmanagers en andere projectbetrokkenen.

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding of MBO-opleiding met 5 jaar werkervaring in de rol van projectondersteuner;
• Kennis en ervaring met projectmatig werken conform het IPM rollenmodel is een pré;
• Je werkt gestructureerd en vindt het een uitdaging om te werken in een complexe bestuurlijke en dynamische omgeving;
• Je bent in staat om overzicht te houden in een omgeving waar veel gebeurt en kunt omgaan met pieken in werk en werkdruk;
• Je bent in staat om kennis over te dragen en mensen te enthousiasmeren.

Het zelfstandig adviseren en ondersteunen van Waterschap Limburg door de ondernemer bij de uitvoering van één of meerdere projecten binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP), met als doel het realiseren van een gestructureerd, transparant en efficiënt projectproces voor de projecten Arcen en Well.

Het doel van de opdracht is dat de ondernemer zelfstandig bijdraagt aan:

• Een volledig, actueel en toegankelijk projectdossier per project;
• Een eenduidige vastlegging van afspraken, besluiten en acties;
• Een goed functionerend informatie- en communicatiesysteem binnen het projectteam;
• Het tijdig signaleren van knelpunten in voortgang, samenwerking en communicatie en het aandragen van oplossingsrichtingen;
• Een efficiënte samenwerking tussen projectteam, opdrachtgevers en omgeving.

Daarnaast treedt de ondernemer op als procesverbeteraar van het informatiemanagementsysteem Govermaxx, met als specifiek resultaat het verhogen van de kwaliteit, uniformiteit en toegankelijkheid van projectinformatie.

De ondernemer levert zelfstandig resultaten binnen de volgende resultaatgebieden:

• Projectdossiers en informatiemanagement
• Vastlegging en monitoring van overleggen, acties en besluiten
• Afstemming en ondersteuning binnen de IPM-structuur
• Communicatie en verslaglegging richting omgeving en projectleiding
• In- en uitgaande correspondentie
• Uniform en gestructureerd werken binnen het projectteam

• Ingericht en geactualiseerd projectdossier voor Arcen en Well in Govermaxx.
• Opgesteld en vastgesteld informatiebeheerplan voor het project Arcen en Well.
• Structurele oplevering van notulen, actie- en besluitenlijsten van projectoverleggen.
• Overzicht van stakeholders en communicatieafspraken.

• Actueel gehouden projectdossiers, inclusief besluitvorming en correspondentie.
• Periodieke monitoring en rapportage van actie- en besluitenlijsten.
• Voorbereide en opgeleverde presentaties en informatiebrieven richting omgeving en stakeholders.
• Georganiseerde en vastgelegde project- en omgevingsbijeenkomsten.

• Aantoonbare verbeteringen in het gebruik van Govermaxx, vastgelegd in procesafspraken en instructies.
• Signalering en vastlegging van knelpunten in voortgang en communicatie, inclusief oplossingsvoorstellen.
• Geborgde toepassing van het informatiebeheerplan door projectteamleden.

• Compleet, actueel en overdraagbaar eindprojectdossier per project.
• Evaluatie en rapportage over het functioneren van informatiemanagement en projectondersteuning.
• Vastgelegde lessen en verbetervoorstellen ten behoeve van vervolgfasen of andere HWBP-projecten.