Documentalist Programmateam beweegbare bruggen NN
Rijkswaterstaat (Friesland)
Max 78 p/u
Friesland
16 uur p/w
01-08-2026
01-08-2027
Opdrachtomschrijving
Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen. Rijkswaterstaat beheert bijna 200 beweegbare bruggen. Bijna de helft hiervan behoeft vóór 2040 groot variabel onderhoud (GVO) of een grondige renovatie dan wel complete vervanging. Om deze opgave het hoofd te bieden start Rijkswaterstaat met een programmateam beweegbare bruggen. Een programmatische aanpak waarbij meerdere beweegbare bruggen, onder één contract, in een verkorte looptijd achter elkaar worden opgepakt en gerealiseerd. Het betreft voor de organisatie een nieuwe aanpak, waarin veel zaken efficiënter worden opgepakt.
De programmatische aanpak van Rijkswaterstaat brengt ook veranderingen met zich mee voor het vakgebied documentmanagement. Waar documentmanagement voorheen per brug werd ingericht, gebeurt dit nu op programma- en clusterniveau. Hierbij worden meerdere bruggen gezamenlijk beheerd binnen één uniforme omgeving. Deze ontwikkeling vraagt om verdere optimalisatie en standaardisatie van processen en stelt nieuwe eisen aan de rol van documentalist. Daarom zoeken wij een enthousiaste en ervaren documentalist die samen met ons het documentmanagement binnen het programma verder vormgeeft en versterkt.
Opdrachtomschrijving
De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders en richtlijnen van het project. Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie. Je draagt zorg voor het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast houd je het ordeningsplan actueel, beheer je dossiers, verzorg je autorisaties en ondersteun je projectmedewerkers met trainingen, instructies en advies. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn om documentbeheer efficiënt uit te voeren. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het coachen van projectmedewerkers. Je vergroot hun bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en helpt hen deze op een juiste en zelfstandige manier uit te voeren. Hiermee lever je een bijdrage aan de continue verbetering van de informatiehuishouding binnen het project.
Binnen deze opdracht voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:
Opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix
Verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem
Inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van de informatiebehoefte van gebruikers
Inwerken en instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming
Aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur
Actueel houden van documentatie die betrekking heeft op het projectarchief
Verplaatsen en herstructureren van documenten en (sub)dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt
Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders
Zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers
Signaleren en melden van verstoringen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en samenwerken met de verantwoordelijke beheerorganisatie
Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties en processen, conform de procedures van LFB.
Doel van de opdracht:
Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
De eisen
Alles uitklappenMinimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
De wensen
Alles uitklappenKennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
Hoe werkt het?
Aanvraag indienen
Dien je aanvraag in middels het onderstaande formulier.
Introductie
We introduceren je profiel bij de desbetreffende opdrachtgever.
Aan de slag
Na akkoord kun je per direct aan de slag met je nieuwe opdracht!
Direct reageren
Vul het onderstaande formulier in en we zullen binnen 24 uur contact met je opnemen.
Open sollicitatie