Directiesecretaris

De directiesecretaris ondersteuning op Bestuurlijk Accountmanagement ressorteert hiërarchisch aan de adjunct manager Opvang & Begeleiding Algemeen en werkt voor de landelijke verantwoordelijkheden functioneel onder de strategisch adviseur capaciteit. De functie ondersteunt primair de regiomanagers binnen de regio’s op het gebied van bestuurlijk accountmanagement en de COA bestuurders voor provinciale en landelijke overleggen (regietafels).

De functie heeft geen hiërarchische verantwoordelijkheid en opereert als verbindende en coördinerende schakel tussen de verschillende interne en externe stakeholders binnen het bestuurlijke netwerk van de COA regio’s. De eindverantwoordelijkheid voor bestuurlijke relaties, besluitvorming en stakeholdermanagement blijft belegd bij de regiomanager en, voor vastgoedgerelateerde dossiers, bij de bestuurlijk vastgoed regisseur. De bestuurder wordt gefaciliteerd op met name het gebied van provinciale en landelijke regietafels / accountmanagement waar zij bij aanwezig zijn.

Doel van de functie

Het ondersteunen én adviseren van de regiomanagers bij het uitvoeren van bestuurlijk accountmanagement binnen de O&B regio’s door het verzamelen, analyseren en duiden van bestuurlijke, politieke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen. De directiesecretaris Bestuurlijk Accountmanagement versterkt de bestuurlijke informatiepositie van de regiomanagers, draagt bij aan integrale besluitvorming en zorgt voor een eenduidige verbinding tussen regionale ontwikkelingen, landelijke opgaven en bestuurlijke stakeholders.

De functie richt zich op het signaleren van kansen, risico's, afhankelijkheden en bestuurlijke gevoeligheden en vertaalt deze naar concrete adviezen, handelingsperspectieven en bestuurlijke besluitvorming. Daarmee draagt de functie bij aan een consistente, proactieve en strategische positionering van het COA in de O&B regio’s en op landelijke overleg/regietafels over deze onderwerpen.

Resultaten

1. Bestuurlijke voorbereiding

Bestuurlijke ontwikkelingen, belangen, risico's en kansen worden geanalyseerd en vertaald naar impactanalyses, handelingsperspectieven en adviezen voor de regiomanagers.

Regiomanagers beschikken over een actuele bestuurlijke informatiepositie op basis van actief opgehaalde, geduide en gedeelde signalen vanuit zowel de provincies en de landelijke politieke stakeholders (zoals de lijnen met de LRT en contacten met collega’s bij het ministerie van JenV en AenM).

Bestuurlijke overleggen, provinciale regietafels, (PRT's), provinciale driehoeksoverleggen COA (PDC's) en stakeholdergesprekken zijn tijdig en kwalitatief voorbereid. Er wordt bijgedragen aan de COA voorbereiding van de landelijke hoogambtelijke (HLRT) en bestuurlijke regietafels (LRT)

Annotaties, briefingdocumenten en bestuurlijke adviezen zijn tijdig beschikbaar en actueel.

2. Stakeholder- en accountmanagementondersteuning

Stakeholderinformatie, contacthistorie en accountinformatie zijn centraal beschikbaar en actueel.

Bestuurlijke risico's, kansen en gevoeligheden worden tijdig gesignaleerd.

3. Informatiecoördinatie

Informatie-uitwisseling tussen O&B, V&F, Communicatie en andere stakeholders is geborgd.

Bestuurlijke dossiers zijn volledig, actueel en centraal beschikbaar.

4. Actie- en besluitbewaking

Besluiten, toezeggingen en afspraken worden geregistreerd, gemonitord en opgevolgd.

Acties worden tijdig geëscaleerd wanneer voortgang achterblijft.

Voortgang en resultaten zijn inzichtelijk voor betrokken stakeholders.

5. Bestuurlijke positionering

Bestuurlijke, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen binnen de regio’s zijn inzichtelijk en vertaald naar consequenties voor capaciteitsmanagement, bestuurlijke samenwerking en strategische besluitvorming op zowel landelijk als provinciaal niveau.

Het regiomanagement - en waar van toepassing bestuur - beschikt over onderbouwde bestuurlijke adviezen en handelingsperspectieven voor complexe regionale en landelijke (capaciteits)vraagstukken.

Het COA treedt eenduidig en professioneel op richting externe stakeholders zoals de Provinciale Regietafels georganiseerd door de Commissaris van de Koning, genoemde landelijke overleggen als de (H)LRT en overleggen met het departement zoals het tweewekelijks collectief provincieoverleg asielopvang georganiseerd door het ministerie JenV.

Taken

Bestuurlijke ondersteuning

Analyseert complexe bestuurlijke dossiers en ontwikkelingen en vertaalt deze naar scenario's, handelingsperspectieven en adviezen voor de regiomanagers.

Toetst voorgenomen besluiten op bestuurlijke haalbaarheid, uitvoerbaarheid en impact voor betrokken interne en externe stakeholders.

Bereidt bestuurlijke overleggen, stakeholdergesprekken, PRT's en PDC's inhoudelijk voor en stelt hiervoor annotaties, adviesnotities en briefingdocumenten op.

Verbindt regionale ontwikkelingen aan landelijke beleidsdoelstellingen, capaciteitsopgaven en strategische ambities van het COA en koppelt deze aan de landelijke regietafels

Stakeholder- en omgevingsmanagement

Verzamelt, monitort en analyseert bestuurlijke, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen binnen de O&B regio’s.

Haalt actief interne signalen op bij de strategisch capaciteits- en beleidsadviseurs om de landelijke COA-(jaar)plannen te vertalen naar de uitvoering.

Haalt actief externe signalen op binnen gemeenten, provincies en ketenpartners en vertaalt deze naar risico's, kansen en consequenties voor de landelijke organisatie van het COA.

Onderhoudt stakeholderanalyses, accountplannen en relatieoverzichten en ondersteunt bij het ontwikkelen van accountstrategieën binnen de provincies.

Informatie- en kennismanagement

Ontwikkelt en beheert bestuurlijke dashboards, stakeholderanalyses, accountoverzichten en managementinformatie.

Beheert bestuurlijke dossiers, stakeholderinformatie en contacthistorie en draagt zorg voor een uniforme en actuele vastlegging van contacten, afspraken en besluiten.

Verzamelt en integreert informatie uit verschillende organisatieonderdelen en borgt een consistente bestuurlijke informatievoorziening.

Doorontwikkeling bestuurlijk accountmanagement

Draagt actief bij aan de professionalisering van bestuurlijk accountmanagement binnen de O&B regio's.

Signaleert structurele verbeterpunten in werkwijzen, governance, samenwerking en informatievoorziening.

Ontwikkelt voorstellen voor standaardisatie, uniformering en kwaliteitsverbetering van bestuurlijk accountmanagement.

Levert inhoudelijke bijdragen aan organisatieontwikkelingsvraagstukken die raken aan bestuurlijke samenwerking en capaciteitsmanagement.

Coördinatie en afstemming

Fungeert als verbindende schakel tussen Regiomanagement, Bestuurlijk Vastgoed (V&F), Communicatie, bestuurs- en beleidsondersteuning en andere betrokken organisatieonderdelen. Hierbij maak je de verbinding tussen de landelijke en provinciale signalen en beoordeel je de impact hiervan voor de interne organisatie en andersom.

Organiseert en coördineert overlegstructuren gericht op bestuurlijk accountmanagement.

Zorgt voor een eenduidige informatiepositie en boodschap richting interne en externe stakeholders op zowel de landelijke (LRT) als de provinciale lijnen (PRT).

Monitoring en opvolging

Bewaakt de uitvoering van bestuurlijke afspraken, acties en besluiten.

Volgt bestuurlijke dossiers en regionale accountdoelstellingen zoals gemeentelijke coalitieakkoorden.

Signaleert knelpunten, risico's en afhankelijkheden en bespreekt deze met betrokken stakeholders.

Stelt voortgangsrapportages en bestuurlijke overzichten op.