Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor het agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden. Ook verzorg jij de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen. Je zorgt dat deelnemers aan vergaderingen hun stukken tijdig ontvangen, draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze.

Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het CvB (telefonisch, per mail en bezoekers). Kortom, jij bent het visitekaartje van het CvB!

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Je maakt hierover afspraken met alle belanghebbenden, zowel intern als extern. Ook werk jij samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen, denk hierbij aan de CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Tot slot denk je mee over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen.

Als team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus als bestuurssecretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurssecretaresses één team vormt. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool.

Minimaal vijf jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse en/of executive assistent in een grote organisatie waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg.

Theoretische en praktische kennis van administratieve processen.

Uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams en hebt ervaring met systemen zoals Ibabs en Unit4. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.

HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring.

Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk. Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je teamleden, het CvB als met collega’s in de rest van de organisatie en met externen.

Jij bent proactief ingesteld en denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit.

Servicegericht werken past bij jou en je haalt er voldoening uit om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen.

Oog voor detail.

Je legt snel verbanden en je hebt een praktisch ingestelde werkhouding waarbij je hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden.

Je bent gewend en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.