Adviseur Projectbeheersing

De komende jaren werken we als team D aan projecten in Venlo en Roermond. 't Bat, Roerdelta en Willem-Alexanderhaven liggen in bebouwd gebied en hebben naast een sterk technisch karakter daardoor ook nadrukkelijk een omgevingscomponent. Het projectteam werkt in een IPM-model en stuurt projectmatig op de afgesproken doelen.

De projecten bevinden zich in of vlak voor de realisatiefase waardoor er sprake is van een stevige dynamiek. Voor de periode tot aan 2029-2030 zijn we op zoek naar een adviseur projectbeheersing om deze dynamiek in goede banen te leiden en de verschillende projecten op een gecontroleerde manier uit te voeren. Behalve tijd en geld sturen we nadrukkelijk op kwaliteit en risicobeheersing.

Wat ga je doen?

De programmaorganisatie stuurt de projecten projectmatige wijze aan (halen we de afgesproken doelen, doen we dat op tijd en binnen budget). Als Adviseur Projectbeheersing draag je samen met de Manager Projectbeheersing Well bij aan de beheersing van het team, zodanig dat de realisatie van de projecten plaatsvindt binnen de randvoorwaarden tijd, geld en risicobeheersing.

De adviseur projectbeheersing levert een bijdrage aan alle beheersaspecten, waaronder Financieel Management (ramingen, begrotingen, prognoses, verplichtingen, realisatie), Planningsmanagement, Risicomanagement, Kwaliteitsmanagement, Scopemanagement, Sturing, verantwoording en organisatie (rapportages, capaciteit) en Informatiemanagement.

Als adviseur projectbeheersing draag je zorg voor

Het ondersteunen van de Manager Projectbeheersing bij zijn werkzaamheden en draagt samen met hem verantwoordelijkheid in het ondersteunen van de projectmanager en de overige IPM-rolhouders;

Het leveren van een bijdrage aan risicomanagement. Je ondersteunt bij risicosessies, bent in staat om zelfstandig bijbehorend instrumentarium (risicodossier) inhoud en vorm te geven in afstemming met de risicomanager en de Manager Projectbeheersing;

Het leveren van een bijdrage aan planningsmanagement. Je ondersteunt de planner bij het inrichten van planningssessies, opstellen en actualiseren van planningen (MS Project). Je bewaakt de voortgang en informeert de Manager Projectbeheersing tijdig over mogelijke planningsconflicten;

Het leveren van een bijdrage aan het financieel management. Je verwerkt samen met de financieel adviseur de financiële informatie. Je bent in staat de actuele financiële stand van zaken inzichtelijk te maken, je ondersteunt de Manager projectbeheersing bij het maken van prognoses (prognose eindstand capaciteit- en kasstroomprognoses) en informeert de manager projectbeheersing tijdig over mogelijke afwijkingen;

Het bewaken van ontvangsten van verschillende subsidienten en financiers’;

Het ondersteunen van de Manager projectbeheersing bij het kwaliteitsmanagement zoals het opzetten van een auditplan, uitvoeren van audits, ondersteunen bij het issuemanagement en het opzetten en bijhouden van het productkwaliteitsplan;

Het leveren van een bijdrage aan scopemanagement. Ondersteunen in het wijzigingenproces en bijhouden van het wijzigingen logboek;

Het verzamelen en verwerken van relevante informatie ten behoeve van project- programma- en externe rapportages;

Een ondersteunende rol bij het aanvragen van subsidies en bijdragen van het landelijke HWBP;

het ondersteunen van de projectondersteuners bij een juiste en volledige archivering;

Het opstellen van sturingsinformatie en zorgdragen dat deze van uitmuntende kwaliteit is en geschikt voor aansturing op zowel opdrachtgeversniveau als op programma/project/IPM-rolhoudersniveau;

Het actief bijdragen aan kennisborging en –overdracht.

Kandidaatomschrijving

We zoeken een energieke adviseur projectbeheersing die stevig in de schoenen staat, iemand met vakinhoudelijke kennis en ervaring op het gebied van beheersing in projecten in een complexe (bestuurlijke) omgeving.

Minimaal afgeronde HBO-opleiding met een voor deze rol relevante opleiding.

Kennis en vaardigheden:

Kennis en ervaring met financieel programma- en projectmanagement en het opstellen van integrale project- en programmarapportages in een bestuurlijke omgeving;

Kennis en ervaring met het werken met/aan budgetbewakingsmodellen, risicodossiers, voortgangsrapportages, planningsinstrumenten (waaronder MS Project en MS Excel);

Kennis van en ervaring met overheidsplanning- en control processen, financiële systemen en projectadministraties;

Kennis en ervaring met subsidieregelingen;

Je hebt een hands on mentaliteit en bent proactief: projectbeheersing van het project is “jouw bijdrage aan hoogwaterveiligheid”;

Je hebt een helicopterview hebt en bent in staat de situatie snel te overzien; kan bijzaken en hoofdzaken onderscheiden;

Je hebt een goed gevoel hebt voor timing van processen en activiteiten;

Je bent pro-actief en een team-speler;

Je bent in staat om kennis over te dragen en mensen te enthousiasmeren.

Het zelfstandig adviseren van projecten binnen het programma Waterschap Limburg HWPB Cluster D op het gebied van financiën, kwaliteits-, plannings- en risicomanagement. De ondernemer is verantwoordelijk voor het opstellen van rapporten, controlelijsten, periodieke rapportages en diverse financiële overzichten, evenals het leveren van input voor documenten ten behoeve van subsidieaanvragen en -vaststellingen.

Te behalen resultaten/ op te leveren producten:

Rapporten controlelijsten urenregistratie

Rapporten risicodossiers

Periodieke rapportages:

- Intern: Voortgangsformulieren Waterschap Limburg per kwartaal

- Extern: VTM-formulieren per half jaar

Input voor documenten subsidieaanvragen en -vaststellingen

Financiële overzichten per project, inclusief crediteurenlijsten

Het doel van de opdracht is het afgeven van betrouwbare projectinformatie op het gebied van financiën, kwaliteits-, plannings- en risicomanagement aan het management van Waterschap Limburg HWPB Cluster D.

Kwartaalresultaten

Kwartaal 1: Opstellen van eerste rapporten, controlelijsten en begin van periodieke interne rapportages

Kwartaal 2: Voltooien van risicodossiers en interne kwartaalrapportages; eerste externe VTM-formulier opstellen

Kwartaal 3: Leveren van input voor subsidieaanvragen en -vaststellingen; financiële overzichten per project bijwerken

Kwartaal 4: Afronden van alle rapportages, externe halfjaarlijkse VTM-formulieren en evaluatie van projectinformatievoorziening