Senior archiefspecialist

Gemeente Enschede
Geen max uurtarief
Overijssel
20 uur p/w
01-11-2023
01-07-2024
Freelance

Opdrachtomschrijving

Senior archiefspecialist

Meewerken in een project met een informatiekundige opgave. Daar draait het om in jouw functie als Senior archiefspecialist. Je hebt verstand van informatie- en archiefbeheer binnen processen en past je kennis toe om aan te geven hoe ongestructureerde informatie goed en geordend vastgelegd kan worden. Daarnaast adviseer je bij het wegwerken van achterstanden op het gebied van fysiek archiefbeheer. Zo beoordeel je de impact om oplossingen in te passen in onze processen en structuur. Mede dankzij jou maakt de gemeente Enschede haar belangrijke ambitie op dit vlak waar: een uitstekende en veilige informatievoorziening in het belang van onze inwoners en van de overheid gerelateerde organisaties in de regio waarvoor we werken.

Wat ga je doen?
We hoeven je vast niet tot achter de komma uit te leggen wat de functie senior archief specialist precies inhoudt. Met jouw ruime ervaring op dit vlak weet je dit ongetwijfeld. Maar in grote lijnen: jij werkt mee aan een toekomstbestendig archiefbeheer. Je bewaakt de voortgang en kwaliteit van de projecten die beoogden het wegwerken van fysieke achterstanden in archivering. Je voert kwaliteit en impactanalyses uit en levert input bij het opstellen van programma’s van eisen. Je werkt mee aan de projectstrategie voor de uitvoering van het wegwerken van fysieke archief achterstanden en tijdens de uitvoering van projecten kijk je over de schouder mee of de ingehuurde partij de juiste dingen doet en voldoet aan de geldende (kwaliteit)eisen. Je ben de schakel tussen het project en de organisatie m.b.t. operationele processen, wet- en regelgeving betreffende informatie- en archiefbeheer. Dat is de kern van jouw functie bij de gemeente Enschede.
Concreet werk je in een multidisciplinair team binnen het project wegwerken achterstanden archivering. Je denkt in deze projecten mee over de beste oplossingsrichting en je adviseert alle betrokkenen hierover. Je beoordeelt oplossingen/projecten op kwaliteit. Je bent dan ook altijd alert op raakvlakken en onderlinge impact tussen de verschillende lopende én geplande projecten.
Je bent op de hoogte van de archief wet en regelgevingen en ontwikkelingen in de markt en in gemeenteland en past deze toe om de wensen van de organisatie te vertalen naar consequenties voor de oplossingsrichtingen en je borgt de samenhang binnen de verschillende deelprojecten.
Het project waarbinnen we jouw expertise en ervaring hard nodig hebben richt zich op het op orde brengen van fysieke archiefbeheer binnen de gemeente Enschede. Hierin ga jij als senior archiefmedewerker een belangrijke rol vervullen, je vervangt een van de vaste DDC-archiefmedewerkers.

Wie zijn wij?
Jij werkt binnen deelproject 7 van het programma Bridge. Hierin ligt de nadruk op het wegwerken van achterstanden op het gebied van informatie- en archiefbeheer. In het programma wordt nauw samengewerkt met collega’s van het Team Informatiebeheer (TIB), onderdeel van Beleid & Integratie van het IT-bedrijf. Hier ligt de nadruk op beleid en advies op het gebied van informatiebeheer en we hebben verschillende disciplines: advies, kwaliteitszorg en functioneel beheer. We gaan op een open en prettige manier met elkaar om, delen kennis en ondersteunen en helpen elkaar. Geen toeval dus dat wij veel waarde hechten aan samenwerking. Als senior archiefmedewerker maak je deel uit van het kernteam van Bridge, deelproject 7, waarbinnen nauw wordt samengewerkt met verschillende disciplines, informatie-architecten en projectleiders. Ook buiten het team werk je samen met collega’s uit andere IT-disciplines, zoals integratie-specialisten, DDC-medewerkers en applicatiebeheerders.

Wat vragen we van je?
Je bent iemand met ruime kennis van en ervaring met het opstellen en toepassen van informatie- en archiefbeheer binnen een gemeentelijke organisatie. Jij bent thuis in functionaliteiten op dit vlak en overziet informatiestromen (voornamelijk fysiek maar ook digitaal). Maar uiteindelijk zijn vooral je persoonlijkheid en competenties voor ons doorslaggevend. Dus dat je conceptueel kunt denken, oog hebt voor details en tegelijkertijd altijd vanuit een helikopterview de samenhang bewaakt. En ook dat je overtuigend bent in je manier van optreden, visie en beleid kunt ontwikkelen en uitdragen, draagvlak weet te creëren, makkelijk schakelt met veel mensen op verschillende niveaus en met name ook goed bent in samenwerken. Dit met veel gevoel voor een organisatie waar je nogal eens te maken hebt met complexe besluitvorming en processen.
Verder heb je kennis en ervaring:

  • Hbo-niveau.
  • Relevante opleidingen, zoals SOD I en II, VVA, of vergelijkbaar.
  • Kennis van relevante (fysieke) archief wet- en regelgeving
  • Ervaring met projectmatig werken, ervaring met adviestrajecten werken in projectteams.
  • Kennis en ervaring archief- en informatiebeheer veld op zowel het fysieke als digitale domein.
  • Het verzorgen van kwaliteitscontroles op het fysieke domein;
  • Opstellen van de PVE’s, archiefverordening en het besluit informatiebeheer;
  • Het schouwen van diverse archieven;
  • Het opstellen van archiefbewerkingsplannen en werkinstructies;
  • Het toekennen van bewaartermijnen aan de hand van gemeentelijke selectielijst(en) en het schonen en registreren van archiefbescheiden;
  • Het opstellen van de beschrijvende inventaris en verklaring van vernietiging.

De eisen

Alles uitklappen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands opgesteld en in Word of PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4
Wij behouden het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV voorkomen
In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Indien deze informatie ontbreekt, behouden wij het recht de aanbieding ter zijde te leggen
Alles uitklappen

Hoe werkt het?

Aanvraag indienen
Dien je aanvraag in middels het onderstaande formulier.
Introductie
We introduceren je profiel bij de desbetreffende opdrachtgever.
Aan de slag
Na akkoord kun je per direct aan de slag met je nieuwe opdracht!

Direct reageren

Vul het onderstaande formulier in en we zullen binnen 24 uur contact met je opnemen.

Het is niet meer mogelijk om op deze opdracht te reageren
Open sollicitatie
Sleep bestanden hierheen of
Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 256 MB.
    Sleep bestanden hierheen of
    Max. bestandsgrootte: 256 MB.