Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein

Gemeente Leeuwarden
Geen max uurtarief
Friesland
32 uur p/w
01-10-2023
31-12-2023
Freelance

Opdrachtomschrijving

Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein 
(28-36 uur per week)

Ben jij graag de spin in ’t web van een afdeling en beschik je over administratieve en secretariële kwaliteiten? Én wil je graag werken in een dynamische omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen
Als project assistent & secretaresse ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.

1.    Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein
–    Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;
–    Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
–    Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen;
–    Beheren van de mailbox van het Projecten, verzorgen van correspondentie i.o.m. de projectleider.

2.    Frontdienst
–    Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;
–    Afhandelen van de Interne Postbus en fysieke poststukken van het Sociaal Domein;
–    Telefoonbeheer van het Sociaal Domein.

3.    Agendabeheer
–    Verzorgen van het agendabeheer van managers en teamleiders;
–    Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
–    Interne afspraken inplannen indien het gaat om complexe agenda’s.

3.     Verzorgen vergaderingen
–    Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
–    Notuleren bij interne vergaderingen met een spoedeisend karakter;
–    Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij indien gewenst faciliteiten;
–    Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelt de bijbehorende stukken en zend deze naar de deelnemers van de betreffende vergadering;
–    Bewaken van actielijsten;

4.    Overige secretariële werkzaamheden
–    Publiceren van door het college vastgestelde (subsidie)regelingen (DROP);
–    Ondersteuning bij calamiteiten in samenwerking met het crisisteam;
–    Inhoudelijk bijdragen aan en verbetering van de dienstverlening of administratieve processen, binnen het eigen team, het sociaal domein of gemeente-breed;
–    Afhandelen van facilitaire verzoeken, zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc..

Wie ben jij
Jij bent een representatief type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je bent stressbestendig, voelt je verantwoordelijk voor het team, bent proactief én flexibel. Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel). Daarnaast kan je snel schakelen, werk je nauwkeurig en heb je een zelfstandige werkhouding.

Wij vragen iemand met een afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau en geruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken. Daarnaast verwachten we dat je in staat bent om je werkzaamheden goed te plannen en te organiseren.

Waar ga je werken
Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden sector Bedrijfsvoering en Advies.
Het secretariaat bestaande uit 7 leden zorgt gezamenlijk ervoor dat de managers en medewerkers van de dienst worden ondersteund. Als secretaresse van de dienst kom je in een pool te werken. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één e-mail box. Wij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren.

De eisen

Alles uitklappen
Afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau
Geruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken
Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel)
Alles uitklappen

Hoe werkt het?

Aanvraag indienen
Dien je aanvraag in middels het onderstaande formulier.
Introductie
We introduceren je profiel bij de desbetreffende opdrachtgever.
Aan de slag
Na akkoord kun je per direct aan de slag met je nieuwe opdracht!

Direct reageren

Vul het onderstaande formulier in en we zullen binnen 24 uur contact met je opnemen.

Het is niet meer mogelijk om op deze opdracht te reageren
Open sollicitatie
Sleep bestanden hierheen of
Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 256 MB.
    Sleep bestanden hierheen of
    Max. bestandsgrootte: 256 MB.