Domeinsecretaresse

Provincie Utrecht
Geen max uurtarief
Utrecht
32-40 uur p/w
27-10-2023
27-01-2024
Freelance

Opdrachtomschrijving

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning van de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben. Je gaat aan de slag binnen het secretariaat voor het domein bedrijfsvoering.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

  • Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
  • Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
  • Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
  • Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
  • Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
  • Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
  • Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

De eisen

Alles uitklappen
Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau secretarieel en of administratie
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse

De wensen

Alles uitklappen
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar met agendabeheer voor meerdere personen tegelijkertijd
Aantoonbare werkervaring met iBabs
Uiterlijk beschikbaar per 13 november voor minimaal 32 uur per week

Hoe werkt het?

Aanvraag indienen
Dien je aanvraag in middels het onderstaande formulier.
Introductie
We introduceren je profiel bij de desbetreffende opdrachtgever.
Aan de slag
Na akkoord kun je per direct aan de slag met je nieuwe opdracht!

Direct reageren

Vul het onderstaande formulier in en we zullen binnen 24 uur contact met je opnemen.

Het is niet meer mogelijk om op deze opdracht te reageren
Open sollicitatie
Sleep bestanden hierheen of
Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 256 MB.
    Sleep bestanden hierheen of
    Max. bestandsgrootte: 256 MB.