Coördinator archiefbewerking analoog

Gemeente Utrecht
Max 90 p/u
Utrecht
24 uur p/w
16-10-2023
16-10-2024
Freelance

Opdrachtomschrijving

Dit is de opdracht 
De Gemeente Utrecht wil en moet een betrouwbare open gemeente zijn. Daarom willen we dat onze
informatie makkelijk te zoeken, snel te vinden en op te vragen is. Het programma ‘Informatie op orde’ helpt
informatie op de juiste manier te bewaren en (terug)vindbaar te maken. De digitale informatie vormt hierin
een grote uitdaging. Er is echter ook nog steeds een analoog archief dat nog niet op orde is.
Het project Uitfaseren van het analoge archief heeft als doel dit archief dat extern staat opgeslagen te
verminderen zodat externe opslag niet meer nodig is. Van een deel van dit archief weten we dat er
risicovolle (eeuwig en langdurig te bewaren) stukken in zitten.
Je hebt ruime ervaring op het gebied van archiefbewerking, zowel in operationele als theoretische zin. Je
beoordeelt of dossiers in aanmerking komen voor blijvende bewaring, stelt inventarissen op en signaleert of
dossiers in aanmerking komen om bij overbrenging beperkt te worden aan de openbaarheid.
Je bent doortastend en kunt zelfstandig werken aan complexe en op onderdelen nog
ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief.

Plek in de organisatie 
Je werkt onder aansturing van de projectleider ‘Uitfaseren analoge archieven’ als onderdeel van het
programma ‘Informatie op orde’.

Je taken zijn 
 Dagdagelijkse coördinatie van de werkzaamheden op locatie:
 Centraal aanspreekpunt voor de archiefbewerking in Vleuten
 Aansturen en coachen van archiefbewerkers en re-integreerders
 Plannen capaciteit en bezetting
 Organiseren transport van en naar de externe archieflocatie, ontvangst en opslag in Vleuten, labelen
van kasten en dozen
 Uitlenen van dossiers op verzoek van de organisatie
 Begeleiden van (complexe) bewerkingen
 Uitvoeren van kwaliteitscontroles op de archiefbewerking
 Onderhouden contact met de recordmanagers uit de lijnorganisatie
 Afstemmen met Het Utrechts Archief (HUA) zodat overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan
plaatsvinden
 Bijhouden beheeradministratie en rapporteren op de voortgang archiefbewerking
Dit breng je mee
 Je hebt minimaal een HBO werk en denkniveau.
 Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding Archivistiek B, aangevuld met aantoonbare praktische
ervaringen.
 Je hebt inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisaties, bij voorkeur in een 4G gemeente
(Utrecht, Amsterdam, Den Haag, Rotterdam).
 Je hebt ervaring met het bewerken en toegankelijk maken van complex, op onderdelen nog
ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief.
 Je hebt ruime ervaring met MS Word en Excel.
 Je bent betrouwbaar, doortastend, proactief in denken en doen, creatief, zelfstandig en accuraat, ook
onder tijdsdruk.
 Je bent prestatie- en resultaatgericht, analytisch en praktisch.
 Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, hebt goede communicatieve vaardigheden en kunt werken in
teamverband

 

Je taken zijn 
 Dagdagelijkse coördinatie van de werkzaamheden op locatie:
 Centraal aanspreekpunt voor de archiefbewerking in Vleuten
 Aansturen en coachen van archiefbewerkers en re-integreerders
 Plannen capaciteit en bezetting
 Organiseren transport van en naar de externe archieflocatie, ontvangst en opslag in Vleuten, labelen
van kasten en dozen
 Uitlenen van dossiers op verzoek van de organisatie
 Begeleiden van (complexe) bewerkingen
 Uitvoeren van kwaliteitscontroles op de archiefbewerking
 Onderhouden contact met de recordmanagers uit de lijnorganisatie
 Afstemmen met Het Utrechts Archief (HUA) zodat overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan
plaatsvinden
 Bijhouden beheeradministratie en rapporteren op de voortgang archiefbewerking
Dit breng je mee
 Je hebt minimaal een HBO werk en denkniveau.
 Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding Archivistiek B, aangevuld met aantoonbare praktische
ervaringen.
 Je hebt inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisaties, bij voorkeur in een 4G gemeente
(Utrecht, Amsterdam, Den Haag, Rotterdam).
 Je hebt ervaring met het bewerken en toegankelijk maken van complex, op onderdelen nog
ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief.
 Je hebt ruime ervaring met MS Word en Excel.
 Je bent betrouwbaar, doortastend, proactief in denken en doen, creatief, zelfstandig en accuraat, ook
onder tijdsdruk.
 Je bent prestatie- en resultaatgericht, analytisch en praktisch.
 Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, hebt goede communicatieve vaardigheden en kunt werken in
teamverband

De eisen

Alles uitklappen
Graag ontvangen wij een door de kandidaat zef geschreven motivatie.
Je hebt ruime ervaring op het gebied van archiefbewerking, zowel in operationele als theoretische zin.
Je hebt minimaal een HBO werk en denkniveau.

De wensen

Alles uitklappen
Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding Archivistiek B, aangevuld met aantoonbare praktische

Hoe werkt het?

Aanvraag indienen
Dien je aanvraag in middels het onderstaande formulier.
Introductie
We introduceren je profiel bij de desbetreffende opdrachtgever.
Aan de slag
Na akkoord kun je per direct aan de slag met je nieuwe opdracht!

Direct reageren

Vul het onderstaande formulier in en we zullen binnen 24 uur contact met je opnemen.

Het is niet meer mogelijk om op deze opdracht te reageren