Begeleider optimalisering directie- en bestuurssecretariaat

Gemeente Schiedam
Geen max uurtarief
Zuid-Holland
36 uur p/w
13-05-2024
31-10-2024
Freelance

Opdrachtomschrijving

Wegens personele verschuivingen binnen de organisatie zijn wij op zoek naar iemand die binnen het directie- en bestuurssecretariaat werkprocessen en functies opnieuw gaat vormgeven. Er zal waar nodig af en toe ook operationeel bijgesprongen moeten worden. Naast ervaring met dit soort opdrachten is het daarbij van belang dat de kandidaat zelf ook ervaring heeft als directie-/bestuurssecretaresse, bij voorkeur binnen een gemeente.

In deze functie kom je voor uitdagingen te staan. Je bent in staat hier flexibel op in te spelen en je blijft kalm onder druk. Jouw eerste reactie is altijd “We gaan dit regelen”. Je bent dus gericht op het vinden van oplossingen. Daarnaast is het van belang dat je tactvol bent en een goed gevoel hebt voor de juiste benadering in verschillende situaties en met diverse personen.

Functie- eisen:

  • HBO werk- en denkniveau, of aantoonbare ruime ervaring in vergelijkbare functies
  • Minimaal 2,5 jaar ervaring als bestuurs- & directiesecretaresse
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • We zoeken iemand die buitengewoon nauwkeurig is, zowel op het gebied van taal als layout, en die ervoor zorgt dat documenten correct worden opgesteld
  • De ideale kandidaat is proactief en kijkt altijd vooruit
  • Stressbestendigheid is een must
  • Vaardigheid in het gebruik van veelgebruikte computersystemen zoals Outlook, Word en Excel.

Je bent iemand die graag organiseert en faciliteert, maar ook in staat is om grenzen te stellen wanneer dat nodig is. Dit vereist een proactieve houding, een sterk gevoel van verantwoordelijkheid en de capaciteit om standvastig te zijn wanneer dat vereist is. Kortom, je bent professioneel in je vak!

Over het team
Hoewel het vanzelfsprekend is dat alle ambtenaren van de gemeente het college van B&W ondersteunen, adviseert het team Concern- en Bestuurszaken – waar jij onder valt – het bestuur en de directie op strategische dossiers en fungeert het als klankbord binnen de bestuurlijke portefeuilles. Daarnaast is het team Concern- en Bestuurszaken de procesbewaker van bestuurlijke processen en ondersteunt het team het college en de directie secretarieel. In het kort ontzorgt het team Concern- en Bestuurszaken het college en de
directie inhoudelijk, procedureel en secretarieel.

De eisen

Alles uitklappen
In het cv is kort beschreven in welke mate en hoe uw bedrijf of uw kandidaat aan duurzaamheid doet
HBO werk- en denkniveau. Dit blijkt uit een afgeronde opleiding en/of een toelichting in het cv
Ervaring met het optimaliseren van werkprocessen en functies binnen een bestuurs-/directiesecretariaat en het opstellen van handboeken
Ervaring als bestuurs-/directiesecretaresse
De kandidaat is per direct beschikbaar (vanaf juli fulltime, de maanden mei en juni mogen voor minder uren)

De wensen

Alles uitklappen
Een secretariële opleiding is een pre
Relevante ervaring bij een gemeente
De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek. - organiseren - analyserende vaardigheden - goede communicatieve vaardigheden - politiek-bestuurlijke sensitiviteit - goede begeleidende vaardigheden - proactief - in staat grenzen te stellen

Hoe werkt het?

Aanvraag indienen
Dien je aanvraag in middels het onderstaande formulier.
Introductie
We introduceren je profiel bij de desbetreffende opdrachtgever.
Aan de slag
Na akkoord kun je per direct aan de slag met je nieuwe opdracht!

Direct reageren

Vul het onderstaande formulier in en we zullen binnen 24 uur contact met je opnemen.

Het is niet meer mogelijk om op deze opdracht te reageren
Open sollicitatie
Sleep bestanden hierheen of
Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 256 MB.
    Sleep bestanden hierheen of
    Max. bestandsgrootte: 256 MB.